医药健康行业如何解决文件管理难题？

中国医药健康产业正处在快速发展和变革的新时期，信息化成为企业发展的加速器，直接决定着企业今后在市场竞争中的地位和在供应链中的角色。 由于医药健康行业本身具有的特殊性，因此从根本上决定了该行业质量管理的重要性，同时也对企业内部各种体系文件、程序文件的信息化管理提出了极高的管理要求。 面对企业发展、管理和商业模式转型升级的需求和挑战，企业必须不断探索适应医药健康行业的新的信息化文件管理模式，帮助企业高效管理企业文件，保障文件的准确和安全，从而提高企业的管理水平和生产质量。  

医药健康行业的文件管理难点

 

1.文件琐碎分散难管理

数据庞大，缺乏统一的管理平台，医药信息难以进行有效整合； 医药资料散落在员工的个人电脑上，一旦电脑中毒、硬件损坏，容易导致文件丢失。

2.文件的安全传承问题

生产过程中的历史数据难以得到保存和查询，给后续的工作进行带来阻碍； 当有医药员工离职或调岗，项目的整体研究设计方案容易丢失、外泄。

3.文件信息繁杂查找不便

医药信息数据庞大，种类众多，更新速度非常快，查找信息起来非常不方便，普通的搜索功能难以快速满足需求。

4.缺乏高效的流程审批

流程审批复杂繁琐不够便捷，审批流转缓慢，缺乏严谨高效的程序，容易影响进度和发生失误，最终导致事故发生。

5.无法保障文件的准确性

信息追踪不便，无法快速查出生产过程中原料药到成品药的谱系和批次流转的追踪不方便，出现问题不能查找原因； 生产中的药品偏差、返工情况、不合格品处理情况没有记录； 不按规定划分批号，修改批号随意性强，造成批号混乱现象。  

开始云企业内容管理解决方案

 

1.统一存储平台，保障数据完整与安全

所有文档集中存储，提供海量EB级存储空间，支持断点续传，所有存储的资料文件均采用加密保存形式； 支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。当文档或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时，可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复，充分保证医药文件的完整和安全；对文档资料混淆加密存储，一旦医药资料文件被非法窃取，在其他设备中无法打开。

2.提供完善的权限管理

对工作人员进行多维度多层次的授权管理，保障工作人员在职能明确的文件分类下操作，在保障文件安全的基础上，促进文件合理灵活使用，提高工作效率。

3.严谨的版本管理功能

提供医药文件的最新版本，保留生产过程中的历史数据，提供各种历史版本对比功能，方便专业人员识别文件资料的变化，杜绝因使用错误的版本导致严重事故发生。

4.快速精准的搜索功能

系统内置强大的搜索引擎，帮助用户快速精确查找所需的文件，可按照时间、类别、标签、文件位置等方式访问，支持模糊智能搜索，支持可以根据不用的筛选条件进行文件搜索，帮助医药从事人员快速找到所需资料文件。

5.文件支持自动编号

提供自动编号功能，让集中管理的医药生产资料批号按需要排列序号，减少了手动输入整理的时间，使大量资料管理起来更加便捷。

6.清晰准确的日志报表

自动记录所有成员的文件操作记录及管理日志，可以自动生成数据图表报表，使数据更加生动形象，可随时查阅监管，高级管理员后台可查。

7.简洁流畅的审批流程

通过预设与创建流程规则，实现快速审批功能，同时，通过配套的电子签章，短信功能等使文件流转与工作流程更为顺畅。使医药生产工艺按流程进行，严格而灵活的符合S88标准的批次要求执行。

8.消息通知

支持即时消息的发送，通过设置消息提示音与动态提醒，用户可以及时掌握了解文档的最新动态。提醒医药人员查看或下载最新的文档资料，帮助工作人员交流，更加便捷。 开始云KASS企业内容管理系统能够为医药健康企业提供统一的文件管理平台，支持海量存储空间，对企业内部所有文件进行集中存储、多重备份和保密，保障医药健康文件的安全，降低泄密损坏等风险。通过KASS企业内容管理系统，企业可以实现文件的快捷搜索、自动编号、权限管理、流程审批、消息提醒等，对所有医药健康资源进行有效整合利用，提高企业的办公效率。  

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