办好国际会议需要什么？

国际会议是由国际组织、政府机构、协会、企业和媒体等在华举办的含有国际参会代表的会议，是各领域专家学者分享最新研究成果的重要平台。

一场好的国际会议，高效的项目管理、国际化又本土化的团队和集成化系统缺一不可。如何用高效的方式呈现出一场专业化的国际会议呢？本文为您一一解答。

办好国际会议需要什么？

一是完善的项目管理流程，满足中英文无障碍的沟通交流并消除时差问题；

二是解决核心技术问题，例如建立全球可访问体系和本地化适应；

三是具备国际化又本土化的团队，了解外方的技术要求、中国互联网政策环境和使用习惯。

办好国际会议要怎么做？

31会议国际大会解决方案为国际大会主办方提供综合性解决方案，包括构建项目管理流程、打造国际化/本土化的团队，并结合中国互联网技术以确保全球访问体验和产品稳定性，从而协助大会顺利落地。

通过一站式全流程的技术服务，满足会前、会中、会后的多样性需求，帮助主办方提升会议组织与运营效率，优化专家和学者的参会体验。

一、4大板块搞定会前安排

01 宣传系统邀约系统

好的推广宣传是打响高质量会议的第一站。我们引入了一系列数字化的宣传工具和渠道，如大会网站、大会APP、大会微站、小程序、电子海报、H5邀请函等等，方便主办方邀请更多参会代表在平台上注册。不仅如此，流量统计分析的功能能让你随时了解参会代表的动态信息。

02 注册管理

我们提供数字化邀约工具，通过定向邀约和电子邀请函来帮助主办方和承办单位吸引更多的参会代表注册参会。注册报名链接可嵌入于H5邀请函、H5微网站、官网、公众号中，实现多渠道集成宣传，提高活动触达效果，增加报名量。

03 日程管理

注册管理主要是实现各类参会人的在线注册付费管理。主要有以下功能模块：VIP嘉宾的注册管理、外宾和中宾注册管理、国际国内展商注册管理、还有注册通知。

当他们注册成功之后，可以在个人中心申请发票，预订差旅，比如，酒店、餐饮和接送机的预订。我们的注册管理还可提供优惠设置，比如设置优惠码，让注册用户享受优惠。

04 演讲嘉宾管理

我们的系统支持包括演讲嘉宾库、演讲嘉宾注册、嘉宾任务管理、演讲嘉宾的行程单管理，以及嘉宾日程直播关注等诸多功能。如同“嘉宾管家”，提供一系列全方位的贴心服务。

二、5个板块实现专业现场

01 接待管理

为主办方和承办方提供一站式接待管理服务，包括VIP行程管理、接送机管理、酒店管理、就餐管理等。

02 现场注册管理

除现场报名和支付外，国际大会证卡管理是一个重要环节。证卡管理包括制作和管理各种类型的证卡，以满足不同参与者的需求。

对于级别高的会议，往往还需要提前制证、政审，确保参会人员符合资格和安保要求，避免恶意入侵，保障会议秩序。

03 签到管理

包含微信签到、二维码签到，高科技智能化的人脸识别签到、实用方便的自助签到机签到又或者是利用RFID芯片进行身份识别的感应签到等多种电子签到方式。

会务组可根据会场、规模按照需求选择合适的签到方式，不仅能提升会务组的对会场的管理效率，还能赋予参会人签到时的科技感、体验感。

04 会中展管理

很多国际学术大会不仅是一个会议，还有同期的展览，在会中展的管理中我们可以提供展商服务、商务洽谈、展区导航等等。

05 智能互动

智能互动主要是为参会的各参与方提供交流互动的功能，比如，名片交换、智能翻译等等，从而让大会各参与方提高参会效率，提升参会体验。

三、3个工作完成会后收尾

01 会议的数据报告

会议的数据报告主要分为参会数据报告、论文征集的统计、站统计，展览统计分析，当然还包括现场的签到数据、行为数据等等。

02 会后评审管理

我们可以提供参会综合评价和主题内容的评价。这个评价是多维度的评测体系，比如，参会各参与方对主办方的内容和服务进行评价，参与方之间也可互相进行评价。

03 数据流转

实现注册数据能够与客户方的CRM系统实现数据对接，同时提供数据导出服务。

除此之外，还提供专门为国际大会定制的特色服务，比如，多语言的支持、多币种的支付支持、全球云服务器部署、全球网络加速、国际项目经验的团队，以及本地政策的顾问服务。

精彩案例

1.第四届联合国世界数据论坛

4月27日，由联合国主办，中国国家统计局、浙江省人民政府联合承办的第四届联合国世界数据论坛完成了为期四天的会议议程，在浙江杭州圆满闭幕。本届论坛以线上线下相结合的方式举办，包括1场中国全会、5场联合国组织的其他全体会议、70余场平行会议、展览展示和一系列特别活动。

31会议作为本届论坛的数字会展服务商，提供中英双语论坛网站及移动端，承载论坛日程、直播、演讲嘉宾等内容；提供中英双语注册系统，实现境内外嘉宾线上注册及审核管理。

提供嘉宾交换名片及私信功能，加强参会交流体验；提供31直播服务，实现境内外嘉宾线上观看论坛直播；提供线上会议室对接及鉴权，实现一键进入；提供嘉宾酒店线上预定功能，便于主办会务团队的酒店安排等，助力大会顺利收官。

2.MIF、MFE、PLPEX三展联动线上云展项目

第二十六届澳门国际贸易投资展览会(MIF)、澳门国际品牌连锁加盟展2021(MFE)及2021年葡语国家产品及服务展（澳门）(PLPEX)2021年于12月10日至12日在澳门威尼斯人金光会展举行，三展强化线上元素，升级线上展厅功能，增设线上洽谈室、即时沟通、在线询盘、交换名片、展商展品收藏等功能。

31会议科技助力，主要建设内容包含线上展会平台门户、主办方中心、观众中心、展商中心、观众数据库管理系统，形成“1+3+1”的线上展会总体格局，打造了数字化、智能化、服务化、安全稳定的线上展会业务平台。

3.第五届中国—阿拉伯国家博览会

于2021年8月19-22日在宁夏银川举办，以“传承友谊、深化合作、互利共赢、促进发展”为宗旨，以“深化经贸合作、共建‘一带一路’”为主题，举办了开幕大会暨工商峰会和8项会议论坛、6项展览展示活动，以及主宾国摩洛哥、阿联酋，主题省（市）河南、重庆系列活动。

博览会通过专业化服务，为来自“一带一路”沿线国家的在线参展商和观众提供无障碍交流和对接平台，分享发展战略新机遇，共享数字经济新成果。

31会议科技助力，协助主办打造数智化云展运营平台、服务“会议、展览、洽谈3个核心场景”、提升“会展双线融合、会展服务体验、项目匹配对接” 等多个业务价值。

关注公众号：拾黑（shiheibook）了解更多

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