专业线上学术会的要点你都知道吗？

什么是学术会？

学术会议是学术活动之中最重要的、最高效的一种交流形式。学术会议通常是由学会、协会、高校、科研院所或某一个科研人员的群体主办，在某个阶段召集该学科或跨学科专家、学者、科研人员就某个或某一类特定学术问题进行研讨、发表学术意见并交流研究成果的会议类型的统称。参会嘉宾在会前均会做大量的科研和学术准备工作，将其研究成果或思考以论文的形式在大会上进行交流，从而促进当前研究推向新高度。

学术会议对于推动该学科领域学科建设、科研发展、人才培养、世界科技进步，促进产业转型升级等方面起到了重要的推动作用，具有学术专业性强、会议信息搜集量大、交流形式多样化、会议交流频次高、日程多、策划和筹办周期较长、产生会议文献等特点。

伴随着信息技术的发展，基于在线直播模式的线上学术会议应运而生。相较于传统的线下学术会，线上学术会具有更高效、及时、开放、可互动等特点。主办方可通过线上学术会进行学科知识提炼，丰富和深化学科领域的知识服务能力，为学术界提供增值服务。此外，通过举办线上学术会丰富知识交流的方式，拓展知识利用价值的有效途径，促进领域人才的实践操作能力，对学科建设起到积极作用。

然而，一场学术会议需要涉及多个阶段，工作环节复杂，专业性要求高、管理难度大。具体包括以下几个阶段：

1. 征文阶段，学术委员会召集会议并确定研讨话题和投稿类别后，向社会发出征文通告，进行征文收集等工作；

2. 投稿/审稿阶段，研究者在指定时间节点提交相关材料，在截稿日期后，由学术委员会及学科专家对内容进行评审，提出修改意见和发出相关通知；

3. 注册付费阶段，获得录取资格的投稿人即为获得注册参会资格，通过公告发布的注册系统支持支付注册费及其他参会各项费用，同时需要在在规定时间内完成论文写作并提交；

4. 议程正式上线阶段，在完成论文征集后，演讲嘉宾和研讨形式得到确定后，大会官网会发布详细会议日程，学术会员会进入议程管理阶段；

5. 大会正式开始阶段，完成会议主持报名、嘉宾接待、活动执行等工作；

6. 大会收尾阶段，学术委员会会向参会代表发出感谢信、参会证明，统计并寄送学分证。

每个阶段环环相扣，而面对这种高水准、高要求的学术会议，该如何以线上形式举办呢？

线上学术会解决方案

可靠、高效的数字会议软件是举办线上学术会议的绝佳好物。31轻会为主办方提供了针对线上学术会所打造的专业、高效、智能的数字化解决方案，可以实现会议日程的多维度编排，论文征集、评审的智能化以及数据的自动化管理等功能，融合注册、日程、直播、活动管理等一站式全流程的集成化解决方案，满足主办方在会前、会中、会后各环节的多样性需求，有效提升会议组织与运营效率，优化专家、学者参会体验。

为帮助主办方轻松实现打造一场专业的学术会议，31的运营团队今天为大家梳理了几大关键要点，有兴趣的就接着往下看吧。

01 注册邀约

线上学术会嘉宾类型多样，包括特邀嘉宾、演讲嘉宾、评审嘉宾、参会嘉宾等，由于类型不同，需要收集的信息也就各不相同。这个情况下，31学术会注册报名系统可支持多通道报名，同时主办可在系统内自定义表单内容，设置不同类型的票种价格，和对应的支付方式和发票内容等，方便参会人报名购票的同时，实现不同参会群体的信息收集。

02 征文管理

一场线上学术会所征集到的论文数量少则几十，多则上千份不等，在征文数量大的情况下，单纯依靠人力不仅效率低，还容易出错，因此31学术征文系统提供了在线征文功能，主办方可直接在线征稿，投稿人在线投稿，在完成论文征集后，主办方可在系统后台进行任务分发、提醒评审专家评审、自动触发反馈嘉宾详情、论文收录、论文集生成等环节的全流程、自动化管理，保障征文在线化、全流程高效流转。

03 数字化日程管理

学术会涉及多项会议议程，为了有效协调会场、演讲嘉宾、汇报嘉宾之间的工作，31学术会系统提供日程管理功能，主办方在编排日程时，出现活动冲突时，系统会自动弹出警示，提醒工作人员调整日程安排。同时，在30分钟以内，演讲嘉宾出现1个以上分会场均有演讲任务时，系统也会自动弹出警示，提醒嘉宾进行日程调整。此外，会议日程可通过网站、微站进行展示，参会嘉宾可根据感兴趣的内容筛选活动进行参会。

04 会议直播

在学术会议中，多位嘉宾就某个学术问题进行沟通交流，因此为保证嘉宾实时互动与交流的顺畅进行，对支撑的直播软件和服务团队要求很高。而31整合直播系统通过强有力的技术支撑，能够充分保障会议直播活动的稳定与流畅，设置观看权限，最大程度满足主办的线上直播需求。

05 学员和学分管理

学术会议有时会与嘉宾学分关联，参会嘉宾可通过参加指定会议活动获取学分。因此31学分管理系统提供嘉宾所选日程与学分绑定的功能，结合31整合直播的自动化数据管理功能，实时监控收集参会者在线观看直播的时长、频次等名单数据，从而进行参会学者的考勤管理，为学分核算提供凭证。

06 智慧数据

31学术会系统可支持数据的全流程管理，主办方可以登入系统后台查看到包括会前注册报名，论文征集情况，会中的直播观看次数、时长、人数以及观看人群分布等多维度数据，实时掌控各阶段工作进程，及时做好工作方案调整与执行。

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