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线上大型会议的8大关键点你都知道吗？

看点作者：31会议 2022-06-29 20:39:42

企业无论规模大小，对内都需要开展各项大小型会议来商议事项并维持企业内部各项机制的正常运作，对外而言，企业也少不了开展例如产品发布会、研讨会、调研会、培训会、小型论坛峰会等多种会议。随着疫情常态化下，很多活动无法按照原计划线下举办，越多越多的企业依托互联网平台把活动搬到线上，用得最多的线上百人会议也是其中一种类型，将大量人员同时集中在一起以更好地宣传推广品牌、产品，或是连接新老用户或是集思广益探讨行业发展趋势等，百人会说大不大，说小也不小，这对其使用线上会议直播平台还是有着一定要求，那么，如何才能顺利开展线上百人会议呢？

对于参会人数过百的会议来说，所使用平台的稳定性及安全高效至关重要，这关乎本场会议能否顺利流畅地开展。目前市面上有关线上会议的软件也层出不穷，例如腾讯会议、ZOOM软件及其他各种直播系统等等，虽然这些平台在一定程度上能够满足开展会议的需要，但是大部分平台难以容纳几百人同时参会，而且会议相关数据较为分散混乱，无法精细获取数据的同时也难以从中提取出于企业有用的信息来分析会议的效果。甚至有些平台仅仅能够开展会议而没有数据分析的功能，这对于企业来说更加难以分析会议举办的效果如何。

31的很多客户正是基于上述痛点而选择使用31轻会系统。31轻会作为一款一站式、全流程的活动管理软件，被客户誉为“办会参展神器”。能够支持线上、线下活动的快速组织与运营，是开展线上百人会议活动的不二选择。其包含：

1. 活动宣发（微站、海报、电子票的模板化设计与自动化生成）；

2. 网络会议、直播、点播系统：31直播、31点播、腾讯会议、ZOOM、各种主流的直播系统；

3. 名单收集（报名表的设计、审核流程的设计、观看/参会流程的设计）；

4. 名单管理（审核、通知、打标签）等；

5. 通知与营销（短信、邮件、微信公号消息）；

6. 年度活动计划宣发（将活动列表嵌入自身的官网、微信公号、APP内）。

企业机构使用31轻会系统能够快速运营一场线上百人会议，31的运营团队梳理了线上会议的8大关键点提供给大家，期待每位市场人、活动人都能够办会越来越轻松。

一、活动开展

活动主办方经过活动策划后，就可以通过31轻会系统随时开展全年/单场活动，包括制定活动名称、活动简介、时间、地点、线下或线上等等，可以按照实际情况自由选择线上或线下举办，亦可线上线下相结合同时举办。其次，规划好报名路径流程，面向嘉宾、VIP嘉宾、媒体等可收集不同报名表单，以便更好地区分客户。同时，规划好活动的注册报名流程，甚至针对线上活动可进行收费，确定邀约门票发放的数量。

在报名表单设置好之后，还可以在活动开始前对参会人员进行报名提醒，31会议的日程管理系统能够自动识别冲突的日程，从而进行提醒。在如今繁杂的信息化背景下人们对于会议及各项活动可能不会及时地想到，这时报名提醒就起到了一个很好的提醒作用。

二、邀约报名

在会议活动开始前免不了对本次会议重要与会人员进行邀约，例如嘉宾、媒体、赞助商、重要观众等，在会议开始前需要严格确认各邀约人员能否按时参会。对于自主参与报名的人员企业还可以设置对最早报名人员发放优惠的活动，促使观众积极前来报名参与。

对于活动开始前未能及时报名参会的人员，31轻会系统可以在会中甚至大会结束后观看直播回放时再次报名参与，做好企业的二次营销，不落一人的增大引流效果。

三、推广分享

31轻会系统是一个一站式全流程的系统，当然，活动的宣传推广也在31轻会的功能范围内。在31轻会系统中企业可以根据自身需求设计微站/网站平台及自由创作海报，如若不想自己创作，这里也有多种类的海报模板供企业挑选。此外，31轻会系统还可以添加推广渠道并设置管理优惠码，便于给特定客户提供优惠措施，在起到吸引观众兴趣作用的同时也能够促进引流，宣传推广本次活动。

四、会前准备

在会议举办之前一定要从与会者各方角度来完整的进行一次彩排，调试好设备，确保活动开展时手机端、电脑端及其相关设备都能正常使用。另外，对于线上百人会议这一数量庞大的活动来说，会议进行过程中不容许出现差错，因此这就需要企业提前做好相关紧急预案，保证会议过程中出现突发状况时能够从容应对。

五、会议现场

在会议活动正式开始时，一般需要提前预留出20分钟左右的预热时间，在此期间可对本次活动再次宣发，吸引观众前来参会。与此同时，还需要对参会者再次发送参会提醒，以免与会者忘记会议开始时间。

在会议活动进行中，观众可根据提前宣发的海报、会议链接等扫码或点击链接进入会场直接参会，进而参与会议现场举办的各项活动，更好地融入其中。

六、直播管理

在31轻会系统中，直播会场的创建也十分简单易操作。在创建页面设置好直播标题、时间、场景和封面等信息后就可以随时展开直播。并且可以直接与企业微信相连接，以此绑定客户。

直播过程中功能种类繁多，例如显示在线观众数量、聊天互动、AI字幕、引导关注公众号、设置直播间的观看页面、品牌推广等等可以满足企业各种需求。此外，31会议支持对直播间进行定制，主办方可以按照自己的需求及喜好来设置直播间的风格、主色调和插件等等，从而将直播间设置成既能满足自己要求，又是独一无二的特定直播间。

在直播结束后， 31轻会直播系统可以根据直播相关数据一键生成完备的数据统计、分析报表及用户画像，还可以设置直播回放，便于未能及时记录会中关键内容或未能及时参会人员再次观看。

七、数据汇总

由于31轻会有着强大的产品研发与运营团队，因此可以充分的保证会议活动在开展过程中平台的稳定与流畅，这对于线上百人会议等大数量参会群体的会议来说至关重要。在活动结束后，可以在系统上明确地看到本次活动的各种数据统计，例如直播观看人次、时长、报名相关数据、参会者的地域分布等等，随后企业可直接根据系统汇总的数据来做出总结分析，评估本次会议的举办效果。