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简单10步快速组织网络研讨会webinar

看点作者：31会议 2022-05-23 20:05:45

企业市场部在日常活动中经常会召开各种网络研讨会（webinar）,如产品发布会、产品推荐会、主题讨论会、培训会、用户大会等。相比较线下研讨会，网络研讨会具有筹备周期短、成本低、不受时间空间限制、传播渠道快速多元，观众、客户画像清晰完整且数据便于统计等优点。

企业市场部举办网络研讨会（webinar）的目的主要是完成一些关键目标，如获客目标、产品促销、品牌宣传目标、主题研讨等。

网络研讨会要想办得好，除了会前准备工作需要做扎实以外，关键在于是否选对一款功能完备、稳定易操作的会议活动软件。市场部可以根据每场网络研讨会场景的不同，启用不同的软件产品做支撑。

大部分公司都会用非常多的软件，如腾讯会议、ZOOM软件、各种直播系统、短信平台、邮件名单、名单收集工具、加上各种excel等来解决一场会议组织过程中的软件问题。然而分散的软件系统往往会带来很多问题：账号多需要来回切换、数据分散、素材分散、无法支撑精细化的活动管理、数据管理以及客户挖掘与维护。

31的很多客户正是基于上述痛点而选择使用31轻会系统。31轻会作为一款一站式、全流程的活动管理软件，被客户誉为“办会参展神器”。能够支持线上、线下活动的快速组织与运营，是做网络研讨会（webinar）的不二选择。其包含：

1.活动宣发（微站、海报、电子票的模板化设计与自动化生成）；

2.网络会议、直播、点播系统：31直播、31点播、腾讯会议、ZOOM、各种主流的直播系统；

3.名单收集（报名表的设计、审核流程的设计、观看/参会流程的设计）；

4.名单管理（审核、通知、打标签）等；

5.通知与营销（短信、邮件、微信公号消息）；

6.年度活动计划宣发（将活动列表嵌入自身的官网、微信公号、APP内）。

企业市场部使用31轻会系统能够快速运营一场网络研讨会（webinar），31的运营团队梳理了网络研讨会的10步心法提供给大家，期待每位市场人、活动人都能够办会越来越轻松。

准备好策划文案

文案主要包括会议目标、主题、时间、背景、议题、演讲嘉宾、主办方、承办方、支持单位，还包括宣发计划、场景定义、邀约计划、团队协作计划、预算安排等。

策划报名表单与自动化流程

相关文案策划完毕，就可以利用31轻会配置收集名单的表单，如姓名、手机、邮箱、公司全称、所在城市等，如果需要设置门票，也可进行门票、支付和发票设置，方便参会人购票后报名参加研讨会。相关活动介绍、报名提醒等一系列自动化流程都可在31轻会中一并完成，非常方便快捷。

宣发物料的配置与传播

一般宣发物料主要是研讨会的海报、微站、小程序等，这些皆可通过31轻会进行配置。31轻会微站有数十个模板供主办方选择，主办方可根据研讨会实际需求在模板上设置相应功能模块，如会议介绍、嘉宾介绍、活动日程、报名按钮、个人中心等，也可选择电子票、分享海报，做配置与调整。设置过程中可以随时预览，且一份素材可生成微站、小程序、网站多个端口，用户根据需要拷贝二维码或者链接就可外发宣传。

邀约进程监控

微站、小程序、裂变海报、渠道码海报传播完成后，就可以进行分发宣传了。并且在31轻会后台可以随时看到微站、小程序等的访问量、报名量、各个渠道的访问量与报名量。

配置直播系统与宣发渠道

准备工作完成后，主办方就可以根据自己设计的场景配置网络研讨会的会议与直播、点播环节。31轻会直播可以与腾讯会议、Zoom等主流直播软件进行集成。在直播间，可以配置广告页、活动的议程页、嘉宾页、AI字幕、评论页等。直播也可以通过不同的渠道进行宣发，如视频号、B站等短视频平台。直播配置包含直播平台的选择、直播间选择、观看权限、邀请码配置、直播签到配置、客户留资配置、点播配置等功能。

彩排（主持人、嘉宾、秘书、PPT）

在直播正式开始前，主办方一定要提前进行主持人、嘉宾、秘书等角色的测试，确保活动开始时电脑端、手机端等相关设备以及网络环境没有故障，不会影响PPT播放以及直播的正常进行。导演组、气氛组、答疑组等相关工作人员一切准备就绪，主持人、嘉宾能够准时进入直播间开播，推流平台能够及时开播推流。制定好紧急预案，以确保直播时发生任何问题，都能从容不迫的应对。

网络研讨会现场

研讨会正式开播时，一般主要做两件事：

1.留取20分钟左右的预热时间，在社群等渠道进行再次宣发；

2.给参会者发送短信通知，毕竟内容过剩时代，参会者也会经常忘记自己的会议时间。

直播开始后，团队成员需要各司其职，如互动评论，信息留资、AI智能翻译、研讨会信息展示、品牌广告露出、社群转化等每一个部分都需要人员配合。31强大的产研与运营团队可以充分保障会议活动的稳定与流畅。

数据汇总与感谢

网络研讨会结束后，可以在系统上查看报名数据、直播观看次数、观看时长、观看人数、人均观看时长以及观看人群的地域分布，微信、手机、电脑观看端口等用户画像，也可以将推流平台如视频号、B站的观看数据进行汇总，统计总的观看人数，以便进行传播效果评估。通过EDM或短信，将直播回放链接或会议相关报告资料下载链接编辑好后统一发送给报名人员，感谢他们报名参与此次会议。