办会很复杂？来仔细了解一下吧

“为什么每个大会的现场都很乱？”

“开个会不就是端茶倒水、

布置会场吗，这有何难？”

“难道办一场会比举办一场交响音乐会还难吗？”

“为什么每个大会临近开幕，事情总是变得乱七

八糟，该来的却没有来，不该来的却来了？”

“不就是接送机吗？为什么到了现场一片混乱？”

作为从事会议策划、管理与服务的从业者，您是否曾在无意中说过这些话，或是听您的同事、领导说起过？这些句子仿佛魔咒一般，不时回响在各组委会和项目组的办公室里。其中不少一定让您觉得耳熟吧。至少我在与会议项目团队接触时，就常常会听到这些说法。

诸如此类的表述还有很多，看起来不同的“病症”，其实是同一种“症结”。就是如何认识到办一场大会的“复杂”性，如何适应大会的复杂程度。但我们往往混淆了“困难”和“复杂”，诚然，举办一场交响乐是困难的，但并不一定是复杂的。

会议项目是错综复杂的，原因如下

1.会议的参与方群体是一个开放体，与周边环境进行着信息和资源的交流

2.每个参与方都根据自己特定的需求和局部的信息开展活动

3.项目内部的非线性变化不时会制造“惊喜”

4.项目各个阶段会持续不断地变化

5.项目的情况无法预估

因此，会议项目的复杂性与相关因素（参与方）的数量以及它们彼此之间的相互作用有关。复杂性程度取决于这两者的程度。参与方越多，关系网络越密切，复杂性程度也随之提升。从认知角度而言，一旦复杂性达到了一定程度，那么人们将无法全面掌握或理解这个体系。

首先，我们拿举办交响乐会和大会的特点来做对比，说明大会的复杂性更高：

资料来源：31研究院

既然大会如此复杂，如何判断复杂性并适应复杂？

1. 相互依存性

相互依存性是指当人们脱离了体系中的某个部分会发生什么？影响有多大？这个部分是至关重要的吗？要理解关系网络和相互作用，必须首先思考这些问题。还是以大会为例，一个展商不来、一个VIP不来、一个代表团不来对于项目整体而言是有千丝万缕的关系。乐团演出之中，多来一个观众，少来一个观众影响有多大？

2.变化性

变化性是基于关系网络在一个错综复杂的体系中总是存在着相互作用，这就导致了变化是常态，比如，一个演讲的取消，随后的议程都要调整；再如，会前大会的注册人数不够，影响到领导的目标诉求和赞助商的ROI。因此，一个富于变化性的体系是不以人们的决定等因素为转移的。它持续不断地变化，这就对大会的管理就造成了一定的时间压力。要在这样一个体系中做出正确的决定，只考虑目前的状况显然是不够的，未来以及与之相关的状况也必须考虑在内。

3.不透明性

大会项目组无法完全掌控大会这个错综复杂的体系，只能接触到、掌控好其中的一些部分。而体系的其他部分及其相互作用对我们而言是模糊而陌生的。比如，招商招展个性化的需求、展商和嘉宾之间的冲突、嘉宾邀请和档期、参会人吃住行需求多样性，决定了计划和决策中的不确定性，这也是我们所必须接受的。

4.反馈

反馈是复杂体系的核心调控机制。信息流入体系中，其作用或增强或减弱。这时，积极的反馈起到了促进作用，而消极的反馈则起到了削弱作用。复杂体系的这一机制对很多管理者或领导者而言都是陌生的，因此它极少被加以运用。大型会议的组织架构很复杂，层次分工严密，汇报流程和风险管理自成体系，指挥大厅和安保中心需要依托每时每刻的数据做出决策，这也是音乐会无法企及的。

5.自组织

大会的目的是促进参与者群体的互动、社交、合作、交流。通过参与方之间的相互作用产生了一种秩序、交换了信任和信息，以及维持这种秩序的倾向。大会内部很易产生自组织（自由的加群、入群、组团、预约洽谈，会中有会、群内有群，大群体内有细分群体，会议的结束，关系继续延续），这是大会项目固有的特色，是以一定的限制（一系列规则）和变化性为基础的。纯粹的音乐会，是消费场景，音乐会结束，观众人群各自散去。

6. 稳定性

如果一个体系较少波动，更确切地说，在经历了波动之后能迅速恢复到初始状态，我们就说它是稳定的。在大会这种自我变动的体系范围里，我们力求达到的最好状态并不是稳健的，参会代表的需求、行业的变革、政策变化都对来年的议题策划和演讲人邀请带来了不确定性。而音乐会这种形式，对于经典的追求和确定性往往是永恒的，不受代际影响。

7.限制

错综复杂的体系也是在一定框架内运转的，并受到限制。限制作用于体系，同时体系也反作用于限制。比如，政党、政府机构或社团组织举办的会议有明确的或潜在的等级、规则、权限，这就是一种限制，每一个大会的参会者通常能很快学会，在他们的组织里什么行得通，什么行不通。而参会人的行为也会重新对限制产生影响，并改变或者消除限制。所以严格意义上，复杂大会的参会人是邀请制、注册制或审核制（获得入场资格和参会权限），参会人获得的是证件和权限，而不是音乐会的入场券或门票。

8.多样性

多样性即行为、交际和决策的所有可能性，它是一个系统所能涵盖的各种可能的情况。在一个1000人的学术会议之中，从通知、邀请、注册、投稿、审稿、接待、演讲、参会、学分、会后等各个环节，每个代表平均收到50封各类营销和通知邮件，一个大会会发出数万封邮件，以提供更好的服务，应对多变性，满足多样性需求。

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即便对于承办了数百场大会的PCO（专业会议组织者）而言，我们无法为错综复杂的问题找到统一的解决方案，又或许根本就不存在所谓的“最优”解决方案。许多会议管理方案其实不分伯仲，这更增加了我们决策的难度。复杂性意味着持续不断的变化，而外部框架条件的改变是以自身变化性为基础的。想要经受住这个考验，就必须一直保持灵活性，以适应各种变化，并在计划和决策时充分考虑到不确定性。

办一场大会是复杂项目，理解了复杂体系的这一特点后，再把它放到具体的组织和情境中，就会马上明白为什么办一场大会这么难，为什么需要PCO来提供服务，就会明白为什么会议管理系统是不可或缺的。

面对复杂和多样性，31会议的“大会易”应运而生，助力政府会、国际会、社团会等大型、复杂的主办方和服务方适应复杂，掌控多变，提高效率，重塑参与者体验！

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