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虚实融合展会开启大型会展活动的疫情破冰之旅

看点作者：31会议 2022-04-15 18:10:11

会展业作为现代服务业的重要组成部分，是现代城市经济发展的“晴雨表”和“助推器”。会展经济的发展往往具有很强的溢出效应，它一方面属于“产业链经济”，能够带动交通、餐饮、住宿等相关产业收入的增长；另一方面又属于“功能经济”，能够有效推动文化、旅游等其他产业的发展。

——题记

如今，在疫情常态化背景下，会展数字化已经成为会展业进行转型升级的重要议题。面对一场大型会展活动，应该如何做才能成功实现数十上百位演讲嘉宾的高效管理？针对会议接待过程中的时间紧任务重、信息同步不及时、资源浪费严重等一系列痛点问题，又应该采取什么样的措施才能有效解决？会展数字化平台建设对于广大会展人来说又有什么样的意义和价值？虚实融合，元宇宙展会该怎样高效开展？……很多关于如何利用数字技术让会展管理更加方便、快捷的问题层出不穷，不过不用担心，大家所困扰的问题作为虚实融合数字会展推动者的31会议现在能够有效帮您解决。

如何实现大型会议演讲嘉宾的高效管理？

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对于一场会议来说，无论大小，演讲嘉宾的管理都是非常重要的一环。一场小规模会议可以通过EXCEL人工手动的方式进行管理，但是遇到动则数十上百演讲嘉宾的时候，再采用传统模式就会非常痛苦，这时候，数字化的管理方式就显得尤为重要。

31大会易，支持演讲嘉宾信息在线收集，主办方可以通过后台对嘉宾基本信息如姓名、性别、手机号、邮箱，嘉宾单位信息、个人简介、演讲内容以及一些自定义字段如单、多行文本，上传附件等信息进行设置，生成表单发送给演讲嘉宾进行填写，既方便又快捷。此外，31大会易同样支持主办方在后台进行演讲嘉宾信息的添加及导入，一条演讲嘉宾数据记录，可以生成多种语言信息（目前主要支持简体中文、繁体中文、英文，后续会开发出更多语言，以满足不同国际会议语言的需求）。在演讲嘉宾信息管理时，主办方还可以对嘉宾信息进行分组、排序、信息编辑等，功能多样，简单易操作。

对于一场大会而言，演讲嘉宾的数量和质量往往决定着大会的规格和内容的丰富程度，所以主办方往往希望能够全方位、可视化展示嘉宾信息，以吸引更多观众参与到会议中来。

31大会易将手机微站与演讲嘉宾模块进行无缝衔接，一键便可生成演讲嘉宾展示页，支持演讲嘉宾多语言、多模块以及详情展示和搜索查询，让主办方更好的进行会议宣传。而对于一些持续召开的IP大会，31大会易也能汇聚历年嘉宾演讲信息，形成演讲嘉宾库，为演讲嘉宾打标签，标注专家领域和等级，一键生成，一键筛选调用，无需重复添加信息。未来，31大会易在嘉宾管理模块将会与其他模块进行打通和关联，如论文征集、日程、直播、接待、PPT管理等，以满足不同主办方对于嘉宾管理的要求。相信不久后，31大会易会变得更加智能，高效，让办会更加轻松自如。

如何让大会接待更加轻松省力？

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大型会议嘉宾管理很重要，会议接待同样不容小觑。很多主办方在会议接待中都存在着这样或那样的痛点，如接待时间紧任务重，主办方需要在1-2天内完成成百上千人的接待任务，如何有序进行接待任务的分配，如何高效对接嘉宾都会成为困扰主办方的难题；信息同步不及时，嘉宾行程变更或取消时有发生，如果对接人不能及时知晓，就会影响对接进度；资源浪费严重，在接待工作中，因无法精确预判和统计嘉宾的行程、住宿、餐饮等信息，容易导致酒店房间、接待人员以及接待车辆等资源的浪费；嘉宾满意度难控制，在接待工作中，接待人员接待不及时、错接、漏接，以及接待人员临时变动等都会影响嘉宾对参会的满意度，等等。

面对这些痛点，作为主办方究竟应该怎样协调才能取得组织者和参会嘉宾双方都能满意的效果呢？答案就在于一定要充分了解接待相关参与人的核心诉求，然后逐个击破。

31接待易，登录小程序便可一键查看行程信息，一键拨号专属接待员，看到自己的飞机是否延期，以便及时调整行程安排，简单快捷，让嘉宾满意；移动端接待数据可视化，已接待嘉宾名单/未接待嘉宾名单，实时同步，VIP嘉宾动态实时掌握，让项目总控无忧；嘉宾吃、住、行信息，在线收集，在线分级，人、车、酒店等资源在线管理，接待任务在线分配，接待人员不同数据权限，在线设置，让接待组组织轻松、高效；嘉宾飞机/高铁等行程信息可在手机端一键查询，已接待嘉宾名单、待接待嘉宾名单实时掌握，让接待人员更加省时省力。

数字化平台建设有什么样的意义和价值？

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什么是数字化？数字化是信息技术发展的高级阶段，是数字经济的主要驱动力。浙商传媒作为媒体机构，自带自我革新、走在时代前沿的属性，为了更好的降低成本，提高效率，实现会务的数字化，浙商传媒选择与会展行业数字化的推动者31会议合作，共同搭建活动数字化平台，力求实现活动服务的一体化管理。

目前浙商传媒每年都有一百多场活动，和31会议合作后，无论是活动前的展示、通知、接待管理还是活动中的现场签到、现场互动、线上直播，活动后的数据统计，都能够通过31的智慧邀约注册、智慧防疫、智慧接待、智慧签到等系统安全、稳定、高效、快速完成，真正实现了会议流程线上化，大大提升了办会效率和嘉宾体验。可以说，数字化平台的建设是非常重要、有意义和有价值的，它能够让会议管理更方便，操作更灵活，数据梳理更清晰，工作协同、资讯传播效率更高更快，同时也能让会议参与者的体验更佳。在国家数字化战略发展的大背景下，只有顺应时代潮流，才能勇立潮头。正是因为在31的数字化支持下，浙商传媒在举办会议活动时才能更加轻松省力，会务数字化转型升级的速度也更加快捷。

当前，疫情仍在全国肆虐，导致很多省市下发通知，严控大型线下会展销活动和聚集性活动的召开，于是，很多活动主办方选择将线下会展销活动搬到线上，如3月15日至17日在线上成功举办的2021浙江义乌国际智能装备博览会，就是一个很好的例子。31会议作为虚实融合数字会展的重要推动者，一直以来秉持着让“会·更轻松，展·更与众不同”的使命，致力于推动会展行业的数字化转型。最近，31会议对已有产品进行了升级，上线了31虚拟活动与会议、虚拟展览、虚拟展厅平台，以满足疫情常态化下主办方沉浸式、可视化、元宇宙交互性线上办会办展需求，为疫情之下，大型会展活动的举办打开破冰之路。