如何对会展活动进行高效的运营和管理？

3月1日-3月2日，一年一度的31用户和伙伴年会成功举办。此次会议采取了全新的虚拟会形式，累计吸引了数万人在线观看，收获了一大波与会观众的好评。如今，虽然距离会议结束已经过去一段时间，但会中各个嘉宾分享的内容却仍然是干货满满，值得每一个会展行业同仁反复观看、学习。下面，我们将会议内容按照主题进行分类、归纳、总结，整理成数篇干货文章和课程视频分享给大家，希望能够帮助大家进一步加深对会展活动的认识以及了解如何对会展活动进行高效的运营和管理，欢迎大家观看。

如何建设和运营线上展？

对于如何建设和运营线上展这个问题，31会议项目经理张馨芳从“什么是线上展、如何快速搭建线上展、线上展的互动以及线上展的运营”四个方面进行了经验分享。她以31展览云为例，将线上展分为展前的注册、营销推广、配对、消息通知；展中的证件、门禁、直播管理以及线上、线下洽谈；展后的数据库管理、数据营销和数据报告等。线上展不仅拥有3D、VR、2.5D、2D等多种展示形式，能够为参展商提供多样化、趣味性的展示平台，增强邀约展商的吸引力；此外，还可以应对突发疫情，打破时空限制，为展商提供在线展示、内容管理、精准搜索、智能推荐、在线聊天等10余项增值服务，实现线上线下、组织、业务、技术等的多项融合。而要想快速搭建线上展，最主要的就是掌握参展商管理中心、主办方管理中心、观众个人中心以及展区中心四大核心模块。然后通过分享、洽谈、发送名片等进行商贸互动、商务对接等，通过高质量的商务撮合、高价值的展览服务、安全的系统保障，成功实现线上展的互动和运营。

展会同期活动如何高效管理与运营？

在举办展览同期活动时，很多主办方都会面临以下痛点：一是多场活动举办，无法保证活动管理没有交叉重叠，同时，又能使活动得到统一管理；二是每场活动使用独立的报名工具，导致报名信息不统一；三是多活动报名表单数据无法统一纳入展会数据库，数据割裂，不便于管理。面对这些痛点，31会议项目经理张馨芳从主办方的角度，仍以31展览云为例，提出了相应的解决方案。并阐述了31会议产品的价值和展览同期会的具体应用场景。张馨芳指出，主办方使用31展览云后，就可以在一个后台编辑活动信息，进行活动报名人员和订单的管理，并自定义设计活动报名信息网站及微站，以便多样化展示活动内容，同时还能实时查看展会活动报表，了解活动三端访问量数据、报名人数统计及门票收入统计。主办方在后台将这些设置推送出去后，观众便可以在前端进行列表式查阅展会同期活动，点击查看活动详细介绍，一键报名并收藏活动。

至于展会同期活动的产品价值，核心就在于将展览+活动进行统一管理，实现数据的集中呈现。展会同期活动的应用范围也非常广泛，主办方可自主举办多场活动，承办方以及展商也可举办活动，从而实现主办创建活动、观众三端浏览、活动数据实时管理的便捷、高效运营。

如何做好大型活动的注册管理？

众所周知，收集注册人员的信息是举办一场会议活动不可或缺的环节，主办方只有在充分掌握注册人员的信息以后，才能有效的完成会议安排、接待和保障工作，才可以为会展活动保留数据资产。而借助一些专业的数字化管理工具做好注册管理规划，不仅可以使收集到的信息更有价值，还可以提高主办方的信息收集效率，给参会人带来更好的体验，也为后面的报道、接待、通知、数据分析打好基础。那具体应该怎么做才能使大型活动的注册管理更加高效、快捷、0差错呢？31会议项目经理吕宏波根据多年的实践经验，从注册人员类型规划、注册流程规划、历史数据有效复用、注册中消息通知规划、团体注册五个方面进行了总结。

他指出，人员类型规划是注册管理的第一步，理清需要收集信息的人员都是哪些类型，才能为他们规划出不同的注册流程和表单。具体规划流程又包括门票规划、报名语言规划、登录/注册账号规划、同期活动规划、报名表单规划、审核设置等等，每一个流程都需要具体问题具体分析。而多届举办的会展活动数据则可以积累起来作为新一届报名注册的源动力，进行数据整理、清洗后，打上标签，以便有效复用。当然，注册中消息通知规划也同样重要，通过智慧通知管理引擎制定消息内容和规则，使消息能够精准触达，才能确保参会人员都能够收到信息，并准时按照要求参加会议。至于团体注册，团体联系人登录账号后，进入个人中心，就可为团体成员报名，团体成员也可以通过团体码以及团体邀请链接进行自主报名。

如何实现展会数据留存及数据挖掘？

当展会数据存在割裂困境应该怎么办？如何运用DBMS管理数据？31展览云的DBMS有哪些功能？展会数据又该如何运营？相信很多主办方在会展实践中都遇到过这些问题，那么具体的解决方案又该如何呢？31展览业务线总经理王清华根据自己多年的会展实践经验做出了解答。她指出31展览云致力于围绕着数据库管理为核心，做出了一系列应用，如制定了完整的数据库管理系统解决方案、专业的数据收集和处理、数据分析及可视化报告、一站式生成展区中心和小程序等。全面覆盖了展前、展中、展后的一站式展会旅程，能够有效帮助主办方实现数据的收集与管理。至于主办方最关心的数据安全问题，DBMS能够实现数据一站汇聚、统一管理，再加上严密的用户权限体系、全面详实的操作日志、三级等保平台保障，能够切实保证数据安全。而当展会数据得到有效归集和管理以后，就能实现私域流量沉淀、精准商务配对和高效数据营销，从而为展会全流程提供数字化支撑。

后疫情时代，会展活动现场如何智慧管理？

如今，全国各地仍不时爆发出新冠疫情，这对主办方而言，无疑增加了不小的负担，导致现场防疫痛点倍增，如“谁办会，谁负责”的重压下应该怎样做？48小时核酸结果成参会必备，如何实现快速收集查验？防疫要求一大推，入场门禁监控数据留存、人员防疫数据管理怎么搞？等等，为了解决主办方办会办展现场防疫难题，31会议特地在参会信息采集中新增“防疫”信息采集，通过要求参会人填写或上传疫苗接种信息、核酸检测报告、健康承诺书、健康码、行程码等，实现“防疫”信息一体化收集。而主办方只需登录后台查看相应信息，就可完成防疫要求参会资格审核。

在防疫信息审核完成后，现场参会、参展还配有智慧门禁闸机系统，通过人脸识别、证件对比、实时体温测试，三者全部合格后，闸机才会开门放行，如果不合格，系统就会自动报警。至于健康码、行程码、核酸检测信息等，31也研发出了智慧健康码识别一体机，只需扫描一下身份证，屏幕就会跳出参会者的健康码、行程码、核酸检测报告等防疫信息，同时也可辅助测温。此外，31大会报道中心还提供自助取票证机，一人一证一码，现场制证系统打印用户信息，5秒即可制证。证件中附有二维码、芯片等，可以实现人证合一，以便管理。

以上关于展会运营管理的五个话题均来自于会展活动中的具体应用实践，集结了31会议诸多项目案例经验积累和总结，凝聚了31会议诸多会展人的心血，每一个话题都值得大家去仔细揣摩、观看学习。衷心希望这些干货课程能够给会展行业同仁带来更多经验和收获，在以后办会办展的道路上少走一些弯路，多一些坦途。

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