活动策划者未来的角色

只要有活动，策划人员就要确保它们顺利进行。然而，公司会议和活动环境正在发生重大变化，因此活动策划者的角色也在随之演变。好消息的是，对于那些愿意预测推动整个行业变革趋势的人来说，活动策划的前景一片光明。 场地和供应商 （1）当前状态 数据、经验和社会运动目前正在形成活动策划者对场馆和供应商的决策。 目前，策划人员根据容量、便利设施和最佳价格选择场地。而事实证明，这一公式并不总能产生最佳结果。由于许多活动策划者决定将社交媒体和其他新式的活动技术整合到他们的计划中，因此对WiFi日益增长的需求和必要性已经成为与会者不断提出的要求。反过来，这使得在保持预算内的同时，能够在活动现场提供完美的互联网集成体验成为一项挑战。参加者都非常依赖互联网，当他们不能立即与朋友和家人分享他们在某个活动中的兴奋时刻时，他们往往觉得很无趣。延迟分享可能会减少他们共享的内容的数量，或者可能会阻止他们完全共享，这将否定计划中的大部分参与。 此外，如今的活动策划者希望在娱乐和参与体验方面更负环保责任、更精通技术、更具创新性，以满足与会者的兴趣。 随着这些设施的提供，做出环保的选择，例如选择经LEED认证的场馆，正成为行业规范。与会者也越来越关注广泛的回收计划和活动所产生的废物的总体减少。 选择与这些新标准兼容且能够提供您希望与会者享受的体验类型的活动供应商和服务商可能很困难。要做出这些决定，更多的活动策划人员正在用数据武装自己，以做出明智的决策以及检查供应商当前和未来的产品，以决定是否选择它们作为供应商合作伙伴。 （2）未来展望 预计数据分析的重要性以及来自供应商和场所的技术娴熟的产品将继续成为策划者选择合作对象的驱动力。通过绩效指标和与会者评论中的数据，可以得出持续满足与会者需求的供应商和场馆。活动策划者将通过数据分析技术显而易见这些关键指标，使他们也能够根据他们的分析和活动人口统计信息，更多地参与谈判每个活动的定制。   活动技术 （1）当前状态 新的活动技术每天都在诞生，活动策划者的选择往往是压倒性的。活动技术目前正被用作“必须具备”的工具，以促进会议登记和其他活动功能，其中许多功能都能在活动应用程序（如议程和场馆地图）中捕获。 然而，有如此多的新工具专门针对活动策划者，他们很容易将这项技术集成到他们的规划过程中。不兼容或重叠的技术可能会降低当前工作流和现有系统的效率。这也可能使已确定实现技术的投资回报率变得更加困难，因为这会使评估哪些应用程序在实现目标方面有效变得更加困难。 对于活动策划者来说，另一个当前的技术难题不是软件，而是硬件。管理活动意味着管理用于设计和分析的工具，以及登记台使用的平板电脑、整个活动中使用的显示器等。活动策划者需要认识到这些设备的局限性以及对最大功能的适当处理。 （2）未来展望 我们预测，在未来（我们现在看到的是），活动行业的技术巨头将购买小型的活动技术软件，并为特定类型的活动和会议量身定制完整的活动技术目录。这将允许活动规划人员购买一个包含管理活动规划、数据分析和物流各个不同方面的平台，而无需将不同的软件拼凑在一起。正如我们已经看到的，社交媒体活动技术的整合，未来将要求其他数字活动工具在我们的行业中采取更大的立场。 未来的活动策划者将拥有丰富的项目管理软件经验；特定软件的认证将可能成为活动规划师的一项适销技能。他们还需要不仅能够利用这些新的软件产品，而且能够使用它们来保持原始的组织技能。 分析 （1）当前状态 分析在市场营销和参与策略的有效性等领域创建活动绩效的图片。目前，策划者依赖于事后调查和比较登记率等资料。这些数字包含了关于单个活动以及它如何根据执行预期的宝贵信息。然而，这一领域仍有改进的空间，因为活动策划人员希望了解更多关于个人与会者体验和体验营销效果的信息。   （2）未来展望 尽管事后调查不会在任何地方进行，但活动策划者正在寻找更广泛的数据来分析可能的发展和成功领域。他们将使用分析来确定效果最佳的广告、平台和技术，并为这些工作的投资回报率制定关键指标。 展望未来，活动策划者需要更具战略性和技术头脑才能了解他们面临的现代问题以及如何使用现有的工具来解决这些问题。与活动技术不同的是，我们预计分析软件的认可度会上升，这对于未来的活动策划人员来说是一项非常有市场竞争性的技能。   策划 （1）当前状态 我们看到的每一个地方，都强调与会者的参与，在我们如何进行活动规划和设计方面掀起了波澜。随着“知名度的提高”成为游戏的名称，毫无疑问，人们的期望不仅仅是举办一场特殊的活动，而是有品位地鼓励与会者在社交媒体上与世界分享他们的特殊体验。 现场活动的普及率每年都在增加，与会者对各种规模的活动都有更高的期望。今天的活动策划人员面临着平衡预期的艰巨任务，同时也要提供符合Instagram标准的设计并激发最大参与度。 （2）未来展望 创新工具和高科技解决方案将问题解决与互动体验趋势结合起来。活动策划人员将越来越多地关注与会者，以了解他们希望如何与活动互动。未来的活动策划人不会简单地告诉与会者他们将体验到什么；相反，他们会让观众推动活动设计来仔细策划与会者的体验。 以下是我们期望看到这种增长的一些方式： ①众包信息 ②增强现实体验 ③授权安排 ④互动主题演讲、展览和网络   营销 （1）当前状态 行业开始看到营销战略的转变，活动预算的大部分被专门分配给活动营销。由于知名度至关重要，这对活动策划人员施加了巨大压力，要求他们按照这些重要资金的比例，加快制定计划。 今天的活动策划人员必须经常管理许多职责重叠的角色。除了他们传统的活动设计、物流、供应商和场馆管理职责外，他们还必须生成内容、指导社交媒体和数字营销活动，并在活动结束时分析数据。这种情况经常发生，因为他们最了解他们的活动，有时甚至比他们的内部营销团队更好。 （2）未来展望 一份不断变化的关键绩效指标清单将是活动策划人员在衡量他们的努力和为投资者构建绩效图时的最好朋友。随着活动策划人员不断发展，对品牌活动组合的市场营销拥有更多的控制权，这将确保他们在信息传递和文化方面保持一致。 活动策划人员必须学会做以下工作，以了解他们的营销方向： ①评估性能指标，如点击率、开放率和A或者B测试结果 ②跟上行业影响者的步伐 ③与宏观和微观层面的趋势保持一致，以确保他们始终呈现出新鲜的视觉效果，并复制以代表他们的活动。 结论 现代活动专业人员不仅负责维护形成他们工作基础的标准技能，还要对优化活动的每一个部分提供更高层次的理解。随着提升战略和使用新工具的意愿，活动的未来将使策划者朝着更光明的新方向前进。 本篇文章是由31会议研究院提供。31会议作为中国领先的场景营销科技公司，隶属于上海八彦图信息科技有限公司。自成立以来，31会议一直致力于以科技驱动客户成功为使命。依托 “会议云”及“营销云”，为客户提供一站式全流程数字会务及营销自动化云平台。至今，31会议已服务超过30多万家客户，130多万场会议活动。   文章资料来源：https://www.eventmanagerblog.com/future-event-planners

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