选择完美会议场地的10个技巧

【31研究院出品】 无论你是为客户，合作伙伴还是大型会议运营会议，正确的空间都会让你与众不同。 这10个提示将帮助你找到完美的会议场所。 从收集发言人到获得赞助商，你的待办事项清单似乎永无止境。 36％的活动策划者将大部分预算用于场地，选择活动空间成为规划过程中最重要和最具挑战性的方面之一。 为了使它更容易，这里有10个提示，为你的下一次公司活动，会议或贸易展览选择一个很棒的场地。 【关键词】活动管理 会议场地  31会议 1.可访问性：活动场所的位置对于最大化活动参与度至关重要。 在63％时，可访问性是选择活动目标（EventMB）的最大因素。 在确定位置之前，确保场地随时可以到达，以便参加者可以通过空中，铁路或汽车轻松抵达。 如果你的与会者由贵宾或高级管理人员组成，并且唯一可用的航班需要多条航线，你可能会失去参与者。 此外，确认为选择开车前往会场的与会者提供充足的停车或代客泊车服务。此外，请确保附近有餐厅或其他景点在活动前或活动后开放，以最大限度地增加活动交流机会。 2.住宿：如果场地不在酒店内，则需要在合理的距离内提供合适的住宿。 如果场地不在步行范围内，请检查酒店是否提供班车服务。 如果没有，请考虑参与者的出租车或汽车服务的可用性和费用。 3.可用性：一旦你发现场地不可用，考虑到去年非传统场馆需求增长4％，请检查外部/其他空间是否可用。 一定要确定这是场地现在是否是旺季。 这将影响公共空间的流量，并可能排除有机活动联网机会（游泳池，贵宾休息室等）。

4. 适用性：拟议场地是否反映或减损活动的形象？ 重要的是，场地不仅与你尝试投射的形象清晰对齐，而且对于你的目标受众而言，它也是最合适的场所。

关注利益相关者和赞助商。 询问场地协调员是否会有其他与你的活动或品牌信息冲突的现场活动。

5. 成本：考虑到32.8％的规划者的活动花费低于10万美元 - 预算限制应该从一开始就传达到会场。但是，如果你已经找到了适合你的活动的最佳选择，请询问他们是否会考虑降低成本以换取多年合同。不要害怕谈判！
6. 人员配置：找出参加者与场地员工的比例，以确定是否有足够的侍应生，礼宾支持和你的活动安全。在活动当天，你将有很多东西在你的盘子上，因此请检查是否有现场专用场地协调员或指定人员协助解决任何问题。 此外，看看工作人员是否会帮助你进行调查或入职，并向与会者推广你的活动应用程序。
7. 设施：寻找一个拥有活动所需的所有组件的场所。这包括视听设备，舞台和麦克风，你还必须注意设置能力，特别注意座位安排和赞助区域，以及你是否有能力与外部供应商合作并利用休息的房间。

8 品牌推广：考虑品牌塑造的便利性非常重要。品牌是关键，所以一定要做到！向场地协调员询问整个设施中可用的标牌和品牌机会，而不仅仅是活动空间本身。你可以使用内部电子选框或在电梯空间放置标牌吗？ 在签署虚线之前，这些是要问的问题。

9. 技术：重要的是要确定场地是否为你的与会者提供充电站和Wi-Fi可用性。 如果没有，这是你需要提供的其他元素。此外，确定在活动期间是否会提供现场技术支持。没有什么比让他们的移动设备在搜索Wi-Fi的活动中漫无目的地徘徊或漫无目的地更加激化参与者。根据2018年的一项研究，78％的活动专业人士认为WiFi可用性和性能仍然是他们活动中最大的细微差别之一。
10. 食物和饮料：炎热的喉咙？不是你的活动！大多数场地提供现场食品和饮料设施。 然而，考虑到34％的活动组织者将大部分预算用于餐饮，请务必询问你是否有能力引进外部供应商。 询问他们是否可以容纳食物过敏或特殊饮食，如果他们可以管理额外的最后一分钟参与者请求，或者参与者是否能够在活动期间点菜。

结语 现在你可以解决规划过程的一个方面而不会错过任何一个节拍！ 如果你有任何其他提示可以帮助选择场地，请在下面的评论中留下。要担心的事件还有许多其他方面，包括活动技术。31会议“会议云”和“营销云”可以帮助你解决在信息技术上的问题。   本篇文章是由31会议研究院提供。31会议作为中国领先的场景营销科技公司，隶属于上海八彦图信息科技有限公司。自成立以来，31会议一直致力于以科技驱动客户成功为使命。依托 “会议云”及“营销云”，为客户提供一站式全流程数字会务及营销自动化云平台。至今，31会议已服务超过30多万家客户，130多万场会议活动。    

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