办好学术会议，你必须知道的会议管理系统

学术会议是比一般会议更复杂的会议，除去一般会议本就有得注册报名-现场签到-会场互动-会后统计等常规流程外，还要承担更大的管理难度：

1、学术会议报名、付款的流程更为复杂， 演讲嘉宾数量众多。

2、需要满足演讲者之间或是演讲者-展商间的牵线交流。

3、存在学分系统：参加学术会议交流会获得学会或协会相关的学分，用于维持职称以及晋升。

4、复杂的日程管理：学术会议常持续3-5天，演讲嘉宾多则上千，需要安排的日程非常多。

5、论文摘要的收集、评审并形成论文集。

凭人工操作很复杂，造成很大的工作压力，系统化可以省去很多。

                  

邮件收集征文-〉征文收集系统

学术会议，通过邮件来收集征文的工作量巨大，无论安排各专家评审征文、通知原作者修改，还是由各专家处汇总、归档，都极费心力。

 

征文系统，实现了从征文自助上传、专家管理、分配征文给专家审阅、专家意见反馈、通知上传者、修改再审阅、评价汇总归档等的系统化管理，工作人员可以从繁琐的电话通知和复杂的征文管理中解脱出来，把更多地时间用在对会议本身的思考中。

 

系统将自动完成对入围征文的演讲日程安排。

日程管理

通过系统化的日程编排和管理将能更清晰的让参会者了解日程。同时，参会者关注某个日程、或演讲嘉宾，并在日程有变更或日程开始前收到短信提示，及时调整日程。

 

传统壁报-〉电子壁报

传统壁报制作周期长、耗材多、占地面积大、嘉宾无法根据喜好检索。

通过电子壁报可以联动征文收机系统，嘉宾可以直接在液晶触摸屏上通过关键字及作者信息检索到已通过评审的论文，随手选择翻阅喜欢的论文。

 

手工签到-〉电子签到

学术会议分会场众多，日程紧凑秘籍。入场身份验证和签到的过程必须即快又准，才能确保参会者能按时进入会场听取心仪的嘉宾发言。

但传统的签到，无论是纸质、还是EXCEL签到，都不能保障准确快速的签到、更难以有效核对身份。在统计过程中，管理人员也无法知晓嘉宾的到场数和各分会场入场情况，会场管理十分被动。

电子签到，嘉宾到场后只需在微光盒上扫描系统自动发送的电子票，系统就能自动识别其身份并完成签到，联动打印机打印带个人信息的参会胸卡。在分会场处工作人员通过扫描胸卡上二维码即可验证该参会人是否具有入场权限。

    

纸质会讯-〉会议信息展示

参会的学者和嘉宾往往希望能在会前即可自助的了解会议日程、嘉宾的演讲信息、时间安排；以便安排自己的行程。

不过主办方准备往往用纸张印制参会材料，消耗大、物料沉重不说，也很难提前将资料发送到参会者手中，会后也难以保存。

微网站，提供了参会者随时随地自助了解会议全貌的媒介。参会者打开手机，就能随时随地，进行查看会议日程、关注日程、检索讲师、查看论文等自助操作。 

 

       

大会直播和点播

多个分会场的演讲同时进行，当两个心仪的演讲日程冲突时，鱼和熊掌只能舍其一？

有了大会直播间就没有这个烦恼。参会者可以通过会看点播错过的日程，即使被堵在路上，也能通过大会直播观看现场精彩学术讲座。

 

PPT播放-〉系统化托管

有1千个演讲嘉宾，就有1000份ppt，管理十分麻烦。在现场，由于学术会议日程变动比较常见，一旦没有及时通知到现场工作人员，就会出现错播的尴尬

 

系统化托管ppt后，把ppt和日程做关联，一旦系统内发生日程变动，对应的ppt播放顺位也会随之变动。会场内，不再需要人工去播放ppt，而是由系统根据日程的开始时间自动播放ppt，并进行现场倒计时。 

   

数据统计

数字会务系统，让管理者可以实时查看会议各项关键数据，随时了解到场人数、各分会场入场情况、到会人员等实况信息，会后也不再需要花上数天回录数据做统计报表。系统将能呈现给你不同纬度的报表。

 

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