大型学术会议的筹备管理相当复杂，参会嘉宾众多、会议日程复杂、会议筹备时间长等特点都在困扰着组织者，不仅如此，一场大型学术会议中通常会中有会、会中带展，这就更加重了组织者的管理任务，但为了大会目的，却又不得不用心准备。因此，本文梳理了学术会议全流程管理中所涉及到关键步骤，明确本文内容，您将完成99%的学术会议管理知识储备。在进行学术会议的策划之前，首先要明确这四个问题：本次学术会议的目的是怎样的？邀约的对象是谁？要设置怎样的主题？并且要实现怎样的效果？明确了这四个问题，在学术会议的内容策划中才不会脱离主题。会议时间策划：与会者是否参加学术会议的一个重要决定因素是他们有没有时间参加会议，因此，在设定会议时间时，一定要向你的目标对象征询意见，以便于确定最佳的时间提高出席率，一般学术会议会集中选择在8、9、10、11月份举办。会议地点策划：学术会议的选择与城市的定位密切相关，如果能够选择与学术会议主题契合度较高的城市，不仅能够保证学术会议的顺利举办，还能够促进学术成果的转化，促进当地产业的发展。会议定位策划：明确会议定位，才能更容易与目标受众产生共鸣。会议形式设计：主旨演讲、主题演讲、圆桌讨论、专业培训、小组讨论等形式是学术会议中常用的会议形式。除此之外，在学术会议中增加茶歇、酒会、考察体验等形式也可以适当地加入其中，增强参会嘉宾的感受。（注：黄色框线的内容是31会议数字化学术会议管理可完成的部分，以下同义）随着互联网及移动互动网的不断普及，人们已经进入了数字化时代，在该背景下，主办方在进行学术会议征文管理时，也不在采用传统的邮寄方式，而是采用更为数字化的征文管理系统。31会议的征文管理系统，可从主办方、论文提供者及评审专家视角进行数字化管理，在线自助完成征文的通知发送、论文的提交、论文评审专家分配以及意见反馈。在学术会议中，嘉宾管理是会议管理中的重中之重，在学术会议中，嘉宾包含主持人、主讲嘉宾、评审嘉宾等不同群体。在对于嘉宾的邀约中，现在大部分的学术会议会采用在线一对一邀约方式，使用专属的邀约码进行重要嘉宾的邀约。学术会议中通常会包含论文的评审管理，对于评审嘉宾的管理流程也很复杂，论文的分配和评审嘉宾的意见反馈，论文退修和录用通知等等内容耗时耗力。因此，现在大部分的主办方会采用数字化的征文管理系统对接嘉宾管理系统，使其嘉宾数据、征文信息可以进行集成化管理。3到5天的会议，20到30个会场，日程如何安排？1000到1500名演讲嘉宾，1000到2000条日程内容，怎么展示？数千条日程安排如何确保不会冲突？随时面临更改的会议日程，怎么有效修改？数千嘉宾及数千论文如何一 一对应？演讲嘉宾多论坛转换如何处理？数千名嘉宾的日程落实跟进，怎么确定？这些问题都是学术会议日程管理中所遇到的关键问题，这些问题不解决，很难呈现良好的会议效果。因此，现在主办方都开始积极拥抱数字化的日程管理系统，进行学术会议复杂日程管理。31会议日程管理系统，已经可以实现了集嘉宾和嘉宾库管理、嘉宾邀约、嘉宾行程管理、征文管理以及日程管理于一体，能够帮助会议筹备者轻松搞定数千名与会嘉宾的数千条日程管理。
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随着数字化、移动时代的到来，学术会议的邀约方式也更为广泛。对于学术会议来说，官方网站是必不可少的，官方网站不仅承载大会的主承办、会议内容、会议日程，往期回顾、嘉宾展示，还是征文和报名的关键入口。基于微信传播的微站系统，功能也非常强大，灵活的传播方式受到学术会议的主办方的青睐。大会APP在学术会议中使用频次相对较高，对于征文的管理、用户论文的提交、信息查询等内容管理更为便利。签到管理：在现场管理中，还有非常重要的环节是签到管理。一般学术会议的规模都比较大，使用人力签到非常浪费时间，也不能保证现场的有序进行，因此，现在，大部分的主办方开始使用数字化的签到方式，例如RFID签到、二维码签到、微信签到以及人脸识别签到等方式。数字化的签到方式更为高效安全便捷，继而便于提高参会者的参会体验。延伸阅读：人脸识别签到，如何让‘会’更轻松？PPT管理：PPT承载的是整个学术会议的灵魂，PPT在学术会议中的重要性不用多赘述。但是众多的邀请嘉宾PPT如何进行有效管理却是困扰着主办方的问题。上百个讲者需要接待、提交演讲资料，如何处理?1000+幻灯片，所包含多媒体数据量大，格式不统一，会场如何保障正常播放？31会议的幻灯片传输转播子系统可以全面整合学术日程、试片室管理、分会场幻灯传输、幻灯播放及场外直播和会后回顾等功能，可以实现日程数据统一处理、学术任务统一邮件通知讲者、现场可提前上传演讲PPT 以及可打印学术任务通知等，并支持双语以及支持多媒体以及多种格式PPT等内容。 在复盘管理中，主要是聚焦在满意度调查、会后服务及会后报告中。很多的会议主办方在会议结束后就认为任务结束，实际却不然，会议总结是为来年的会议做好准备的必然途径。其中容易被忽略，但必须要做的事情是向演讲嘉宾、主持人、评审嘉宾、与会代表及赞助商表达感谢以及相关材料的寄送。以上便是学术会议核心环节的管理方案，对于学术会议管理来说，大部分的主办方已经开始积极拥抱数字化的管理，用智慧办会的理念贯穿到会议管理全过程中。关注公众号：拾黑（shiheibook）了解更多
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