大型会议活动如何通过现场管理系统进行智慧化管理

每次大型会议的筹备组织，都是对项目经理以及项目组成员的一次非凡历练。任务多、事务杂、统计难、签到难、协作烦、愁体验、愁安保都是大型会议的典型问题。31会议通过多年的研发与实践，推出了31Onsite Solution活动现场管理解决方案。每年有超过数千场大型会议启用该方案，在智慧化运营。   　　31会议Onsite Solution活动现场管理示意图　　31Onsite Solution活动现场管理简单来说就类似于‘积木拼搭’，翻译过来就是：数据开放性集成与智能技术应用与智能硬件的接入，用人话再翻译就是：在人数较多的活动现场，可以按照你对不同区域的要求来搭配不同终端，把他们像拼积木一样组合在一起，引导参会者自助操作、借助AI科技、搭配终端设备。让身份识别更精准、打印胸牌更快速、最终实现区域内的高效管理，适用于中大型会议活动。 　　以下内容我们都以比较常见的方式为标准与你分享每一个积木的功能及‘积木拼搭’方式。   　　NO .1  31 Smart check in智慧签到 　　在入场时你可能会面临这些问题： 　　大型会议参会人员多，现场签到压力大 　　即便使用电子签到，当人潮涌来时，依然会出现排队情况 　　参会者需要携带或出示参会凭证，签到效率和参会体验还有待进一步提升 　　这时，你可能需要‘Smart check in’： 　　多功能集成自助签到机　　多功能自助签到机对于人数较多的展会、博览会以及峰会来说一定是最好的选择，它可实现自助签到(二维码、身份证、RFID、人脸识别)+打印的功能，可自助的属性也为大型活动中的签到打印环节分散了不少排队压力。 　　31人脸识别签到　　一次正视即可完成身份核验，高达99.9%的成功率可以成功缓解现场签到压力。并可与iPad、LED欢迎大屏等多种设备搭配使用，拥有极强现场适应性。 　　无线手持机签到　　在分会场签到及接机环节，无线手持机签到更受青睐。而这份青睐得益于无线手持机签到不受时间空间局限以及其小巧的属性，和闸机、签到机箱相比，它拥有更加灵活的特点，对于网络不够好的机场、高铁站或是会场也可提供离线签到方式，让你安全、高效的完成签到。   　　NO . 2   Event guide 活动现场信息导引 　　入场后，参会者发现大会中分布着复杂的日程，过多的会场，以及大量的演讲人员信息，在常规情况下，需要在巨大的展板中查看日程，拥挤的人群，一不小心就串行的内容...都给参会者带来了极大困扰。 　　不然，现场Event guide 了解一下....? 　　31微站以及大会APP　　现场Event guide是提升参会体验的重要因素，而可进行人脸识别的触摸屏、彰显逼格的大会APP和可以通过扫码查看的微站正可以解决大型会议活动现场信息展示问题的绝佳方案：日程安排自助查询、会场地图导航、Speaker安排、参展商及展位安排、赞助商信息以及VIP行程信息都可通过31大会APP及微站作为载体进行展示。   　　NO . 3   31 现场互动管理

　　当参会者进入会场后除了可以观看常规的演讲内容，也可以参与现场互动，来增强代入感。通过扫码参与的抽奖、大屏聊天互动、弹幕、3D-Logo墙等环节的设置可以将大会气氛带入高潮。

　　西安市人民政府与三星电子株式会社签约　　同时新潮的数字化签约仪式也在许多大型活动多次被翻牌。   　　NO . 4   Attendees tracking出席情况追踪 　　这一环节不见得是所有大会主办方都会使用的，但是我认为，许多主办方不使用的原因在于，他们压根不知道Attendees tracking的价值所在。

　　当下，许多数字化水平较高的活动会在分会场、展厅、商务约谈交流会场等不同活动入口设立签到点，许多人对此举感到迷惑：明明已经签到，为何多此一举?

 

　　其实不同入口签到的原因在于通过签到，主办方可以更加全面的了解到用户在会议活动中的整个‘会议旅程’，并生成实时视图，帮助组织者提供更具吸引力和更智能的会议活动。

  　　NO . 5   31 接机管理 系统

　　大型活动通常会在火车站、高铁站设有专人接机，人数较少还好，当工作人员核对人数动辄几百一千的接机名单时简直要命，多个签到点数据同步也很难实现。接机管理系统通过‘人码绑定’轻松解决了这一问题，系统中对应了不同接机点，每个接机点下等待接机的嘉宾也对应了不同的状态，嘉宾航班状态系统与‘飞常准’进行绑定，当嘉宾到达机场完成接机签到点负责人点亮已接机状态，当嘉宾接机后登上大巴车，大巴车上的签到人员点亮已上车状态，接机签到的价值在于工作人员可以确定嘉宾现处于哪个位置，避免遗漏，同时多个签到点实时的数据同步也便于主办方负责人了解到接机进展。

  NO . 6   31 MatchMaking 商务约谈 系统 　　许多有过参展经验的人都知道，如果想要在一场展会中达到满意的效果(也就是提高成交签单率)，一场高效的洽谈撮合极为重要，而许多展商在与买家匹配洽谈时面临许多问题。 　　MatchMaking展商卖家预约系统便是通过三个阶段来实现二者高效约谈。

　　PSA阶段：展商和买家互相选择一批想要约见的对象，PSA阶段截止后，系统会按照设定的顺序自动匹配商务约谈时间。

　　OD阶段：展商和买家可以通过在线互动补全剩余的商务约谈空档。 　　BMS阶段：展商和买家可以通过现场的买家-约见-卖家(BMS)系统来针对现场出现的意外情况对约谈行程做最后的补充和调整。   NO . 7   31 数据 大屏幕   实时统计Dashboard

　　实时统计的功能更多应用于大型展会及博览会中，用来监控人流情况，除了实时Dashboard，还有PC端和移动端的数据仪表盘，以可视化形式展示自定义数据，清晰的查看注册和签到的数据，一目了然的找到最受欢迎的论坛和人流最大的展位，同时对于出现人流较大等异常情况时，工作人员也可及时调整策略来保障活动顺利进行。

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