如何打造设计院专属“项目知识库”

在工程设计院中，工程图纸贯穿整个项目周期，其重要性不言而喻。而围绕项目所产生的工程图纸、设计说明、项目文档等文件，在收集、存储、管理各方面还存在着许多问题，尤其体现在文件存储分散、归档不完整、调取利用不及时，这些棘手问题上面。如何建立高效便捷的图档管理系统，集中存储工程档案电子文件，拓展信息资源开发利用的渠道，更好地为企业生产服务，成为了工程设计项目管理重要的一环。

工程设计行业文件管理现状

以上为某设计院设计方案流程。从流程中可以看出，整个流程中所涉及部门和人员广泛，包括综合办、技术室、院部、主任工、专业注册人员等。此外，随着项目的进行，质量控制过程中将产生顾客资料、评审/备案记录、项目日志、设计图纸等文件，也有相关扫描的PDF文件或数码相片等。   目前，多数设计院在项目过程中，其涉及的各类文件仍然是设计人员保存在各自的电脑中，文件存储分散。在各专业相互提资料的过程中，也仍然通过QQ或者邮箱附件的方式进行，容易在中间过程中出错。虽然针对每一个项目，设计院会成立相应的项目小组，对同一个小组的人员，在服务器建立一个共享文件夹，小组成员再分阶段把项目资料存储进共享文件夹中。但仍然不能规避版本出错、硬件损坏等外界条件所造成的损失。   一个项目结束后，按项目流程将所有与该项目相关的图纸电子版刻成光盘，再交给专门的图档室进行保存。但光盘存档却存在着以下弊端： 文件收集难度大，缺乏完整性 由于建设工程施工周期长，涉及专业多，工种复杂，各个阶段所产生的电子文件种类繁多，且数据生成的环境标准化差，要收集齐全有很大难度。 文件归档不及时 与传统纸质文件不同的是，工程项目设计过程中产生的各类电子文件依赖于计算机系经形成并大量通过网络平台进行传输、修改、确认，由于广泛分布于不同单位、部门、人员的计算机硬盘上，传统纸质文件的管理制度和手段难以有效控制，导致归档的拖沓和延迟。 光盘使用缺乏便捷性 使用光盘存储电子文件，档案人员将无法验证文件的数量、内容是否符合归档需要，是否原始、完整。此外，保存光盘的库房条件比一般纸质档案要求高，定期对归档光盘进行转录、翻刻等工作，需要花费大量时间和经费。再次，无论按照项目对光盘单独编号保存还是随卷存放，都必须先找到光盘读取信息，再提供利用，这种利用方式极为不便，无法体现电子文件在保管和利用上的优势。

设计院专属“项目知识库”建设方案

不同于其它行业，工程设计行业对于文件管理格外重视。如作为设计人员汗血和智慧的结晶---图纸，它是设计院由知识转化为经济效益的最直接纽带。因此，加强图纸电子文件收集和管理，显得尤为重要。而中国勘察设计协会在2011年明确提出过“提倡建立企业知识库有效发挥企业知识管理体系功能”，要求“以图档管理电子化为知识管理核心基础”，建立电子文件网络管理平台。那么，设计院建立专属“项目知识库”也符合设计行业信息化宏观发展的需要。 为设计院打造的专属“项目知识库”，将设计项目文件存储于该知识库中，无论是上传提交电子文件还是进行在线浏览或下载，归档和利用都更为简易。项目相关人员也可以能过各种途径积极获取相关文件。此外，还可以项目为基本单元，建立树状图的可视化操作界面，将某一项目有关的电子文件集中统一管理，既有助于提升项目文件的完整性和及时性，也提供了在线浏览的新利用方式，一举多得。   利用开始云KASS企业内容管理系统，打造设计院专属“项目知识库”，就能获得以下相应能力： 在未建立“项目知识库”之前，互提资料、设计校审记录等过程性文件通过纸质流转和归档会浪费大量库藏时间，而建立专门的“项目知识库”，加强了设计过程中内部文件的流转和存储。同时，为了保证此类电子文件的原始有效性，对平台内文件应该进行严格监控，对文件修改、增删等操作设置相应权限，分享文件设置时间节点，一旦超过规定期限，则上述文件将不再允许随意查看。   由KASS企业内容管理系统为基础所建立的“项目知识库”可与AD、OA、HR、ERP、UAC、邮箱等系统进行集成。因此，对分布于各管理系统的电子文件，无论是经营管理系统存储的立项文件，还是项目管理系统存储的设计过程文件、成品文件，均可以实现逻辑归档。通过相应权限的设置，进行查询和下载利用，避免在其他管理系统中对文件进行下载后再上传到相关存储系统的重复工作。 对于产生的地质勘察报告和测量成果报告以及各阶段成品文件（初步设计和施工图图纸外），在进行存档前，需要对扉页及签字扉页加盖公章，此时使用电子签章功能可轻松搞定，大大提高办公效率。此外，该“项目知识库”也支持与打印机、复印机、高拍仪、扫描仪等硬件进行集成。

合理的项目文件管理机制，促进业务发展

利用“项目知识库”，招投标以及报奖评优中涉及的大量工程概况信息和技术指标、参数，查找使用更方便。对于有关工程的归档情况、规模、人员策划、技术创新点等内容连同其他部门掌握的信息，诸如合同扫描件、财务收费情况、工程前期效果图、工程竣工实景图等进行联合挂接，可促进企业各项业务工作的展开。   在科技飞速发展的今天，信息时代带给人类社会的变化之巨远远超乎我们的想象。对工程项目电子文件进行广泛收集、高效管理以及信息资源开发，这是信息时代的需要。因此，设计院应当立足企业现状和发展规模，一步一个脚印，做好电子文件的收集、积累工作，为将来开展企业知识管理奠定基础；同时，要拓宽思路，勇于创新，基于自身条件拓展各种新的档案信息资源开发途径，更好地为广大一线设计人员服务。

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