如何建设企业知识库?

知识库对于企业的意义
企业知识管理的不到位,不仅会流失大量宝贵的知识财富,同时也会造成企业运行效率的降低。所以,为什么要建立企业知识库,如何利用企业知识库管理与传承利用企业知识,是每一位管理者都应该思考的问题。 1. 知识库有利于集中企业知识资源,进行统一存储与管理 在企业的运行发展中,每天都会产生大量的信息和数据文件。其中绝大多数散落于每个员工不同的设备中,无法共享利用;再者企业人员流动性大,如果知识经验不能够得到及时积累和提炼,有效传承,容易导致新老员工间的工作交接困难,影响企业正常运营。企业知识库作为统一的管理平台,可以有效积累与传承知识财富,促进员工间的经验共享交流,帮助提升每个员工的工作能力。
企业在建设知识库中会遇到的问题与挑战
建立企业知识库是知识管理的一个重要工作,知识库的质量也直接影响着知识的传承和应用。然而建立一个统一高效的企业知识库,并不简单。很多企业在建设知识库过程中,都会遇到了一些不可以规避的问题,面临着不小的挑战。
- 采用落后的文件管理方式建设企业知识库,企业知识收集存储与管理比较简单,没有通过系统性的规则设计将文件集中有效管理起来,导致在使用、查找、归档等方面存在混乱情况。
- 缺少权限管理机制,不能按照需求对文件进行分级别、分用户的权限控制设置,如预先设置好不同员工对文件的查看、修改、上传和下载等权限。文件共享和保密性工作存在明显漏洞,容易导致文件错乱、人为泄密、员工离职文档资料丢失等,甚至核心机密文件被公开的风险。
- 在日常工作中,很多员工仍然在通过局域网共享、邮件、及时通讯软件、移动硬盘拷贝的方式传递文件,进行大量的知识共享与沟通协调工作。这样既混乱也不安全,容易导致文件错误、遗失甚至泄密。往往图一时之快,信手拈来,文件传着传着就传丢了、传错了、传没了等,流程混乱。
- 企业中的知识共享文件不能满足员工高频快捷使用的需求,影响效率。紧张繁忙的工作中,往往存在各种迫切的文件使用需要,如快速定位与检索文件、在线预览、快速打印、项目审批、获取最新版本、查看文件历史版本、外链分享等。如果企业知识库无法满足这些功能场景,如何导致资源利用率低下,无法充分发挥文件价值。
- 移动办公与远程文件共享需求变得日益频繁,企业对于解决移动办公的问题越来越重视。例如员工在出差的情况下,如果难以及时调用公司的知识信息文件,获得相应支持,将会对业务开展产生严重影响。因此企业在建设知识库的过程中,必须考虑满足移动办公的文件使用需求。
- 在企业运营工作中,仍然会产生大量的纸质文件,如公文、报告、报价单、合同、表格、记录、标书、传真等,这些纸质文件承载着重要的知识信息。但纸质文件体积庞大,不易存储、检索与查询,容易受损,损坏后不可修复, 传递速度慢,容易遗失,安全性低,不便于集中保存管理。因此,企业建立知识库,将纸质文档电子化进行统一管理,也是一项重要的工作。
开始云企业知识库建设解决方案
那么如何才能建立一个高质量的知识库呢? 开始云基于对企业知识库的深入理解与研究,对如何建立统一高效的企业知识库,给出了自己完整成熟的解决方案。基于开始云自主研发的KASS企业内容管理系统,帮助企业建立起一套强大的知识库体系,可以规范知识文档存储与管理,提升知识流通与使用效率,同时通过标准高效的信息反馈机制,让部门与部门之间、员工与员工之间的沟通协作更加高效。 统一的知识管理平台 为企业提供专业统一的文件存储与管理平台。将企业的产品、技术、运营、业务服务等知识资料进行收集、组织、整理归档。以便员工对于平台上逐步积累形成企业的知识资产有效共享利用。 存储与安全保障 所有知识文档集中存储,提供海量EB级存储空间。支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。当因人员误操作或其他等原因导致数据破坏时,可在第一时间进行恢复,充分保证媒体文件的完整和安全。
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