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文具上带哆啦A梦图案就不能报销，东京大学竟然这么“抠”

百家作者：澎湃新闻 2018-01-12 10:04:23

何欢欢/浙江大学佛教资源与研究中心

【作者按】2014年12月，《文汇学人》连续刊发了中国社会科学院文学研究所蒋寅教授的两篇“吐槽”文：《报销恶梦：看学者如何吐槽科研经费》《走出报销恶梦：再谈科研经费》。经《澎湃新闻》转载后，引起了一线高校教师和研究人员的广泛关注与讨论，更有坊间局外人谓之“大开眼界”。蒋教授在两篇文章中多次以艳羡的口吻提到国外学界尤其是日本的情况，但并未具体谈及日本学者是如何报销的。又到了年末年始一手忙报销一手忙预算的季节，忆起过去两年发生在别人家的流水账，是以记之，供学人品评。

日本的财政/会计年度是4月1日至来年的3月31日。从幼儿园到大学、自政府至企业，都从4月1日开始计算新的一年。我猜这与大和民族的“樱花情结”有关——在绚烂浪漫的花开花落之季完成新旧更替。只是喜过“洋节”的日本民众似乎唯独不能享受愚人节的幽默，在新年度的第一天总显得拘谨有余而轻松不足。

2015年4月1日，作为日本学术振兴会外国人特别研究员，我开始了在东京大学文学部的研究工作。此前的2月中旬，申请到了学术振兴会的“特别研究员奖励费”，是日本“科学研究费补助金”的一种，相当于中国的国家社科基金等“纵向”科研经费。由于项目审批、各级拨款等手续需要花费一定的时间，当年4月1日开始的科研经费要到5月下旬才能进入东大的财务系统，所以教授、科研人员都有近两个月的“空头账户”。

在印度哲学佛教学研究室（“研究室”相当于“系”）办完入职手续后，怀着对经费之“有名无实”的惯性担忧去文学部财务室报到——领取“报销须知”、签署科研经费使用知情书（亦即廉洁承诺书），没想到财务助理连忙先行道歉：

“非常抱歉！政府（学术振兴会）没能在4月1日前把研究经费划拨到东京大学！但是，我校准备了充足的预备款，如果研究需要的话，4月1日起可以正常使用项目经费，不需要办理借款手续，5月底经费到账后大学会主动扣除已使用的部分。”

竟一时没听懂，“就当账户上有钱一样正常使用吗？”或许是留学回国几年已然忘了日语思维吧。

“是的，大学统一管理教职员的经费，不用担心开支超额或者无法偿还。但重要的是，不能因为行政的原因而缩短经费的有效使用期限，东大要尽可能地保证教职员有一个完整的年度（十二个月）来支配自己的科研经费。如果等5月底进账了才能使用的话，到明年3月31日就只剩十个月的时间了。”

“那么，需要在半年的时候花掉百分之五十的经费吗？”看着留学时就已面熟的财务助理，我只好解释道：“前几年拿的都是奖学金和助学金，没有接触过日本的科研经费。”

“我还记得你以前每个月都来交勤工俭学的工作记录呢！那就是用的科研经费。现在可以你也可以聘（学生）助理了，标准还是每小时九百到一千两百日元（约五十到七十五人民币）。”

“快十年了都没有涨价吗？我当年的学费可全都靠的勤工俭学！”

“日本是通货紧缩吧！”从抽屉里拿出来一本小册子，递给我：“记住，今年的科研经费要在明年3月31日前全部用完，用不完的部分东大将还给学术振兴会。但什么时候用完没有限制，你可以一个月全部用完，也可以十二个月慢慢用完。”

“有使用比例限制吗？比如参加国际会议、购买科研材料、发放劳务报酬等各占多少？”接过小册子的瞬间，我拼命回想了一下申请经费时是否填写过预算表。

“一般没有限制，按照研究的实际需求来使用。如果有特殊情况，可以提交文学部全体教授会议审议。”

一脸蒙圈地走出财务室。暖心，不仅仅是因为回到了久别的本乡校园，此时安田讲堂正门右侧的粉色垂樱正在满开。

安田讲堂前，诺贝尔奖得主的背景

“文学部财务手册”其实是PPT文档打印出来的几页A4纸的合订本，封面上彩印着文学部的标志性建筑“二重拱门”，据说在上世纪六十年代末的学潮运动中被本部学生点火烧过。

东京大学文学部的拱门

“手册”中简明扼要地罗列了各种报销手续和注意事项。几分钟翻看完后径直去了位于文学部大楼负一层的校内文具杂货店——“东大生协”。挑选了打印机、墨盒、单反相机、三脚架、各种纸和笔、咖啡机和咖啡豆等等，在校内支付专柜填写了自己的工号。因为东西比较多，就选择了打包寄送至新办公室，自己则拿到三张收据，需要在一个月内去研究室和财务室办理报销手续。

从地下一层的生协走到三楼的研究室，需要穿过一长串曲里拐弯的阴暗楼道，翻看着三张A4纸上的内容，很是纳闷：东西应该一会儿就送到办公室了，如果不及时办完报销的话，生协会来讨债吗？这是打白条行为吧？莫非是生协的购物系统和学校的财务系统联网，输入工号的同时已经完成了付款，东大垫付了我的“空头账户”？这显然比支付宝更加方便，连密码都不用。

某次在生协购买一个硒鼓的物品清单

三张收据分别是请求书（相当于发票）、纳品书（交货单=物品清单）、见积书（详细价目表）。除了经费使用者本人以外，还需要请同研究室的一位同事（教授或助理）在物品清单上签字，以证明确实购买并收到了这些东西。不需要找领导签字或盖公章，而学生自然也不能为教授或职员做查验证明。原则上，签字的同事需要一一清点并核对实物，但在东京大学很少有人如此严格操作，据说是因为东大的科研经费巨多、采购量庞大，国立大学不愿也不能浪费被称为“纳税人的钱”的人力和财力，从而选择了依靠高素质的信任来进行无形的监管。至于私立大学，则往往雇用兼职人员来严格核查所购材料是否“名实相副”、是否适用于该科研项目，以保证经费得到正当使用。

研究室的助教加藤君是刚从德国毕业回来的“海归”，东大本硕，专攻古印度吠檀多派哲学。我请他在物品清单上签字。他拿出私章，说：“日本还是更认可印章，只有外国人可以手签字。中国人也喜欢用印章吧？”

“个人很少用印章了。日本的私章不容易造假或者弄错吗？就只刻姓氏而不是全名，比如我们研究室就有两个加藤君，我看两个印章就像是一个模子刻出来的。”

加藤君做了一个“机智”的表情包笑脸，“言归正传，并不是校内生协的所有物品都能报销，为防万一，最好等财务室确认之后再使用，没拆封的可以退货，用过了就只能自己补交钱了！校内卖的东西可比外面贵哦！”

把签完字的物品清单连同另两张收据交到了一楼财务处，再返回赤门研究栋的办公室时，一大箱子办公用品已经摆放在了门口。

三天后，收到了财务室打来的电话：“遥控自拍架”与所从事的“日本古写经研究”课题无关，不能报销；单反相机和三脚架应该用于寺院调查时拍摄经卷、佛像等，但自拍架属于游玩类用品而非科研必需品。凡是带有东大logo的文具都不能报销，因为带logo之物的设计附加值高，其首要目的是纪念而不是当做文具来使用；带有Hello Kitty、哆啦A梦、龙猫等卡通图案的文具就更不能归入科研办公用品报销了——此规定简直有违时尚之都、萌宠之国的天性！这时才发现，物品清单上详细列举了每件文具的样式、色彩、图案等等。

带东大logo的直尺和卡通便签条

一般来说，购买单件未满一百万日元（约六万人民币）的科研材料时，可以自己先行购买再去财务室报销。其中，单件二十万日元（约一万两千元人民币）以上的材料需要登记造册以备随时核查，单件五十万日元（约三万人民币）以上则需纳入固定资产管理。然而，很多私立大学把五万日元（约三千人民币）以上的物品纳入固定资产管理，如此一来，稍贵一点的书籍就须在离职或离校时交还给学校，不少私立大学的教授对这一“吝啬”的规矩怨声载道。

作为文科生，没有购买大额（超过一百万日元）科研材料和设备的经验。按照东大当时的规定，单件金额在一百万到五百万日元之间，由财务室代为购买；五百万到一千万日元，需提交购买理由书，并在学部教授会议陈述，再由财务室代购；一千万到两千万日元，招标购买，由学校专门委员会审查；两千万日元以上，通过政府采购，由学校专门委员会审查。

本乡校园外的本乡大道上鳞次栉比地排列着许多书店，不管是文科生还是理工农医学部的师生，一年下来都需要买不少书。根据路人甲的视觉判断，医学书店数量最多、规模大小不等——有说在中国臭名昭著的“731细菌部队”的“731”一名即取自东京大学（含医学部）的地址：东京都文京区本乡7-3-1。与我的研究相关的主要是赤门斜对面的一家佛教学专门书店——山喜房佛书林——现在是第二代女老板在苦心经营着，和入赘的先生一起接过了父亲的遗产与志业，专卖佛教类书、兼及出版佛学图书，早已是佛教研究的标配书屋之一。老板夫妇俩都已年近八十，与研究室的每一位师生熟识，偶尔会请我们在附近的小酒馆吃饭。店里没有电脑打印的购物清单，每次都是老先生工整地手写每一本书的书名和折后实价，他知道不属于研究课题用的书籍不能拿回大学报销。

山喜房佛书林内景

山喜房先生在写收据

参加学术会议或者从事田野调查，可能是文科生的主要外出学术活动了，可以统称为“出差”。因为佛教专业需要一定的田野工作，故出差次数相对较多，而目的地则几乎全是寺院（往往还是名山大院），故常被朋友圈戏谑为“专业深度游”。不知是寺院身在景区中、还是美景只缘是寺院。无论如何，一个实际的问题就是科研经费并不能报销门票。好在调研时一般都需要按照礼节与习俗给住持送“礼金”或者“谢金”（科研经费可以支付现金报酬），门票基本就都免除了。

日本国内出差，在出发前与研究室助教打好招呼、安排好课程或者工作即可。差旅费采取“包干制”，与中国的“包干制”的区别在于连车费都“包干”，即假设出差人购买了规定范围内的最高等级票，而财务室也不要求报销时提供车票的发票或收据。比如，从东京去京都出差，规定报销新干线普通座的正常票价，但是如果买到打折的新干线票或者乘坐夜行巴士去，省下来的差额则可以装进自己的口袋，这一节约而来的“收入”是合法的。住宿费则需要根据发票的金额在“上限”范围内实报实销。最近几年，由于访日游客猛增，导致京都等地的酒店房价往往超过几年前制定的“上限”。遇到过几次这种情况，财务室非常人性化地放宽了“上限”，即按照市场行情临时调高报销限额。真应了句中国老话：规矩是死的，人是活的！

2015年夏天，应邀赴泰国曼谷参加第十六届世界梵文大会，行前一个月在研究室教授会议上陈述了出差事由（文学部每两周召开一次全体教授会议，出席率很高，主要原因是每次开会都有需要众议并投票表决的事情）。参加国际会议的报销方式与中国的因公出国（境）基本相同，只不过日本的“日当”（日津贴）少到可以忽略不计。同行的日本学者听我聊起中国学者的国际会议经费里有“伙食补贴”一项，都对中国近年经济之强盛与重视饮食的优良文化传统投以惊羡的赞叹，同时义正辞严地抱怨，在会议等学术活动的招待中，日本政府规定酒不能纳入餐费来报销。日本学者之好饮可能甚于中国学者，因此有些研究室往往自备“活动基金”，如师长系友的捐赠等，相当于中国的“横向”经费，用来开支集体（科研）活动时无法用“纵向”经费报销的部分。

与工资收入相比，年轻学者的科研经费并不多，但一年下来足够进行各种想要开展的学术活动以及国内外交流合作等。2016年3月初，财务室群发邮件提醒大家，在观赏樱花的同时关心一下各自的科研经费账户，若有剩余则应在31日前用完。一查，欣喜地发现自己尚有两万多日元结余，便在午后溜达至“山喜房”，抱回了一本刚出版的《中峰明本〈山房夜话〉译注》。

本期编辑郦晓君