学会闭嘴后，我们开会效率高了一倍

作者：白睿（组织发展专家，《组织诊断》作者，OD讲师）

编辑：何蒙蒙 / 美编：高婉珍

来源：环球人力资源智库（GHRlib）

谈起开会，想必大家都深有感触：

很多时候，本来没有特别明确的议题，还要开会解决；约好“碰一碰”思路的会议，却一拖再拖开了几个小时。工作一天，净是开会，KPI却是当天要结果。

最近一次调研显示，公司的高管们近一半的时间都是在会议上度过的，而三成以上的会议最终都是浪费时间。

换句话说，高管们每周有40个小时时间来工作的话，20多个小时是在开会，而10多个小时是在浪费；

如果算上高管们的时薪，每个月的直接成本浪费却可见一斑。

不禁感叹，为什么会出现文山会海呢？

会议模式，决定了会议效率

如果不算会议上的沉默，冠冕堂皇的措辞，诡辩甩锅推卸责任，山头主义之间的炮轰，领导和稀泥不作为不决策……从会议本身来看，时间成本也非常的大。

拿最常见的两种会议模式来说。

• 1、传统会议（串行模式）

串行会议是指在会议上，当一个人在会上发言，其他人都是静听的状态；

尤其有一定行政职位的时候，不方便打断，当这个人总结能力较差的时候，那更是一场折磨。

当这个人发言，其他人要表达意见的时候，仍然重复第一个人的状态。这种轮流发言的状态，非常浪费时间，同时会发现，很多有想法的人，因为这种情况，可能并没有完全贡献自己的观点。

• 2、PPT表演会议

还有很多会议需要准备PPT，那前期就成了大家一起看PPT、看一个人的表演；

当汇报完，就是所有人对PPT挑错的时段，你一言，我一语，也形成不了完整的策略方案，反而让一个完整的思路变得凌乱无序。

这样下来的结果就是，准备 PPT 费时费力，使用 PPT 也很低效，结束之后复现难度很高。

那么问题来了，除了这两种模式，会还能怎么开呢？

诶，今天就让你见识见识高效会议模式。

字节跳动

沉默的会议，反而是高效的会议？

以字节跳动的飞阅会，打破了传统会议的顽疾。

这个会议模式的特点是没有 PPT，所有的内容记录在文档上，以文档进行协作。

会议前面 20 分钟，就是所有人阅读文档和做批注，有什么问题、哪里需要补充，会议发起人直接在文档中作回复，可以随时@任何人来补充。

阅读和批注环节结束后，在进行现场提问。

字节的飞阅会一般分为四个步骤：

• 1、文档撰写

会议的发起人要创建会议文档，引导参会人集体共创，对文档的要求是一个word，文图结合也可以，但是要保证清晰、准确。

• 2、静默阅读

这是核心环节，有的时候整个会议室都是人都不说话，感觉有点奇怪，但是看到大家键盘如飞，能充分感受到每个人都坐在那里大脑飞速旋转。

阅读中产生的疑问以评论形式提出，比如，目标设置的依据是？为什么会有这么多的花费？团队组建时间会不会太短？

• 3、互动讨论

对于简单的问题可以直接书面回复评论。如果实在不能简单作答，就要等一会儿进行的互动讨论。互动讨论环节会围绕文档的评论，从上往下一条一条过，如果大家没有其他问题，整个会议的讨论环节就结束。

• 4、落实结论

会后可以把讨论过程清晰的生成记录。将任务具体安排到某个人，并且明确截止日期，如果到期没有完成任务，机器人还会跳出来提醒。

在便签和批注上写出自己的意见，或许比直接发言更让大家所接受。

这与亚马逊公司的静默会很相似。

亚马逊

面对面的沉默，效果也不错！

贝索斯和他的高级主管团队开会，在讨论之前，他们会阅读打印好的备忘录，一声不吭。

这些备忘录最长会有6页，而这段静默开场可能持续长达30分钟。

在这段时间内，会议主持人和与会者会仔细阅读，并在纸上空白的地方做笔记。

贝索斯说，这个会议模式有一个优点——保证了在座所有人的注意力。

最重要的是，他们会在此期间高效地思考。

“对新员工来说，这是一次奇怪的初次体验。他们完全不习惯跟高管们一同沉默地坐在屋子里然后自习。”

大约15分钟后，会议直奔主题，进入讨论环节。

会议结束前，用三个“W”——任务（what）、人员（who）、时间节点（when）完成对目标任务的分解。

留白，是一种高级技巧

亚马逊和字节跳动都借助“留白静默”时段的思考，每个人都全神贯注地关注问题，想方设法解决问题，避免了无效提问和推诿扯皮现象的发生。

同时，由于大家来自不同的部门或者不同的岗位，基于共同语境的信息共享，大大降低了沟通成本，促使参会者能够给出具有建设性的意见建议，让会议成为聚焦重点环节、解决关键问题的高效沟通方式。

但静默会不能单纯理解为“文字版的小组讨论”。

如果没有设计“怎么样才能把客户增长提升40%”这样的具体问题，和“增加新客户的数量、增加奖励力度、增加红包抽奖”这些靶向性的建议，大家就不知道研讨什么，也不知道该从哪些方面进行深入发散思维，或者反驳和否定哪些意见。

在实际举办完静默会的研讨会后，很多人都会非常吃惊：“竟然能提出这么优秀的方案，是我一个人所不能完成的！”

由此可见，互联网发展之下的在线工具可以改变组织的行为。

组织的迭代往往是缓慢的，但工具的迭代其实可以很快；并且随着工具本身的迭代升级，员工和组织也不断提升。

最后

对于高效会议的优化策略，还是可以继续深度进行的，因为会议的改造空间是非常大的。

但无论是什么样的会议模式，获取信息、达成共识、提高效率，做出更准确、更易于执行的决策，依然是管理的追求，也是未来的方向。（全文完）

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