职场Tips丨写封合格邮件有多难
转载自微信公众号:全能二师姐
作者:吴迪
“请告知XX客户在X日之前把某文件原件寄到我们办公室,谢谢。”我默默叹口气,回复“麻烦告知贵办公室地址及收件人联络方式”。
看似专业的邮件可能带来更大的摩擦成本。发件人默认我知道客户应该把快递寄到哪儿和寄给谁,而并没有考虑我获取相应信息的难度和成本。
也许我可以自行查阅通讯录或者询问其他同事得知准确快递信息,但从提高工作效率的角度来看,发件人明显给我出了难题——本来我在写邮件给客户时顺便粘贴回邮地址即可,现在不管我手头多忙,无论自己查找还是等待回复,我都浪费了时间。
工作中接触的人越多,我越珍惜简明扼要观点清晰的邮件。如何写一封合格的工作邮件呢?我认为,最重要的是考虑怎么让收件人准确获知你想传达的信息并给予反馈。在发送时注意形式上的一些小技巧,可能能更好达到预期效果。
收件人
如果有多位收件人/抄送对象,按职位排列。如果收件对象既包含外部组织的人士也包含同一公司的同事,把外部客户的名字放在前面。
理解收件人/抄送对象/盲抄对象的区别,并应用于不同场景。
例如:同一份文件要对外报送给不同客户,同时要抄送老板和同级同事,选择盲抄发送一封邮件还是逐封点对点发邮件?我选择后者,尽管老板和同级同事会收到数封内容一样的抄送邮件。理由是,点对点发送时可以针对不同的收件人个性化其称谓,让他/她更能感觉到邮件是专门而写,重视程度可能会有所提高。
又如:你认为某人应该收到某封邮件,但又不想被收件人知道,此时使用盲抄比较合适。如果盲抄,就一直维持,不要一不小心又换回抄送模式。
我当年网申世界银行职位时,收到了HR盲抄的申请确认函,但没过多久又收到一封所有收件人都在抄送栏的澄清信。虽然我不知道盲抄和抄送的对象是否完全相同,但很可能HR已经把他/她想隐藏的邮箱地址完全暴露。
主题
我比较习惯的方法是项目名称+写信事由,比如xx基金/xx项目-x协议需要于x时之前审阅。这是律所教会我的好习惯。该命名法至少有两个好处:更容易引起收件人的注意,使其对发件目的一目了然,以便做出相应工作安排,以及方便自己归档邮件,便于日后查找。
求职邮件更应该把主题写好:xx公司xx职位申请-姓名-毕业院校。即使职位描述的最后已经写出邮件主题该怎么写,HR姐姐的信箱里还是塞满各种题目就不合要求的邮件,可想而知,这些发件者获得后续面试机会的几率不会太高。
主题栏还有一点需要注意:如果是回复邮件,麻烦把自动出现的Re/或者答复删到只剩一个再发送,不然万一同一事项邮件往来频繁,标题最后都淹没在“Re:答复:Re”的海洋里,不但看着心乱,还反而容易忘了正题。
正文内容
身在职场的小伙伴都能体会,来回邮件确认一些琐碎事项非常低效。如果一封邮件把事情说明白,能极大降低沟通成本。
最重要的事项放最前面。第一段里除了客套话就写清楚要对方做什么。邮件不宜长,但是要言简意赅地解释要对方做事的原因,希望对方采取的行动,以及截止时间点。要是光说“麻烦您帮我把协议盖个章寄回来”,我肯定得问这是什么协议,为什么要签这个协议,需要盖几份,最晚什么时候要。但如果第一次发邮件提出请求时就已经说明前因后果和需要怎么做,什么时候做,能节约不少时间和精力。
不管邮件用中文写还是用英文写,都别太长,这不是论文——虽然中心句+论据的结构是必要的,但是如果要写快1000字才能把事说明白,还是写个备忘录作为附件吧。甭管是电脑屏还是手机屏,看多了长邮件估计都头晕。
还有,如果发英文邮件,跟中文邮件一样,得文通字顺。文绉绉的词汇不一定是你想象的意思。比如有的国内律师认为“It is understood”比"I understand"好,因为主体模糊,能规避责任。我问过大学教授,也问过英美律师,他们都说能用主动语态尽量别选被动,何况It is understood的主体不还是发件人。
事前检查
即使职场老鸟也可能大意失荆州。我第一个老板说,他做律师时,曾经不小心把己方的memo抄送给了对方律师,又无法撤回,只得紧急打电话,请对方不要看邮件附件。
我也遇到过收到客户邮件后,又接连收到几封撤回失败通知的情形。客户后来解释,发现附件不是最新版本,但总是显示撤回不成功,连续点击几次,影响了十几个人。我也曾经因为没有回复最新邮件而误解对方的意思。
防患于未然总好过亡羊补牢。邮件发出前一定全面检查,尤其是以下事项的准确性:
收件人/抄送对象的邮箱地址;
主题栏的项目名称和事项;
正文中提到的时间;
是否回复了最新邮件;以及
附件的内容及版本。
如果写邮件时时刻提醒自己为对方着想、言简意赅、信息准确,虽然你看不到收件人的表情,但他们可能因为心塞程度降低而更快回复你,并更及时地提供帮助。同时你也会发现无论是自己的写作技能还是工作效率都会显著提高。此等好事,何乐而不为?
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