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别让低效会议毁了你的效率

百家作者：管理智慧 2019-01-26 02:55:00

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文 | 张良计

编辑 | 姚宇涛

相信你一定被低效拖延的会议折磨过：领导吐沫星子乱飞，员工昏昏欲睡。实际上会议对于企业来说是解决实际问题的重要方式，但是大多数会议都变成了“一言堂”，失去了“交流”和思维碰撞的作用，为开会而开会，是会议低效的主要问题。解决这个问题，还是要从制度方面入手。

今天和大家聊聊“开会”。

从工作到现在，我参加过大大小小的会议不下百场，其中大部分都是为了开会而开会，并没有解决实质问题，还浪费时间。

我把这些会议统称为“低效会议”。

低效会议的危害就不细说了，职场上的各位一定都有痛苦领悟。什么正经事5分钟开个会2小时，白天全开会晚上才做事，插科打诨戏谑发呆就是不讲正题等等，这些都是常见的低效会议现象。

如何避免低效会议？4条心得，我一一来分享：

明确会议主题

99%的无效会议，都是因为主题不明。就好像你开头方向就走错了，下面所有的讨论都是浪费时间。

好的会议主题有一个重要特征，聚焦。既不要总结概括，更不能泛泛而谈，而是聚焦在一件具体的，看得见摸得着的事情上进行讨论。

什么叫泛泛而谈？“公司5年战略规划”，“3年长期发展”，这种主题不可能通过一次会议就得出答案。相反这种会议容易让大家没有边界地进行讨论，反而浪费时间。

那么如何去解决这个问题呢？很简单，拆分。即把这些大而空的主题，拆分成一个个明确的小主题，然后分多次会议来讨论。

比如“公司5年战略规划”，就可以拆分如下：

1. 产品研发战略；

2. 市场营销战略；

3. 渠道铺设战略；

4. 人才建设战略；

拆分之后还可以再拆分，比如“产品研发战略”就可以分成：

1. 消费者趋势变迁研究；

2. 新产品研发方向探讨；

3. 研发预算规划；

会议主题越具体，参会人员就会越聚焦。

记住，不要为了开会而开会。开会的目的是解决特定的问题。

那么如何保证会议过程中大家都能按照主题进行讨论呢？最简单也是最实用的方法，就是把会议主题用超大加粗字体写在会议室的黑板上。什么？没有黑板？那就打在PPT里然后投影出来，时刻让所有人都看到。

比如像下面这样：简洁，高效，不BB。

选对参会人员

开会绝不是人越多越好。

很多人觉得头脑风暴，集思广益是一种高效产出思路的好方法。但实际情况却是人越多，能想出的好点子越少。

国外有一项研究表明，开会人数超过8人会议效率就会直线下降。最佳人数是5-7人，人太少，意见不充分，思路不开阔；人太多，每个人发言的机会就被压缩，最终导致一些人开始偷懒，并寄希望于其他人的发言。

《乌合之众》里有一句话是这么说的：人一旦到了群体中，智商就严重降低，为了获得认同，个体愿意抛弃是非，用智商去换取那份让人备感安全的归属感。这话放在“开会”上再适合不过。

会议上一旦出现一个喜欢表达自我的“意见领袖”，且先不论他说的正确与否，很多人下意识就会被他的思路带着走，并懒于思考。

即使有少数持不同意见的人，也会因为“沉默大多数”的存在，放弃对自我观点的捍卫，去换取那份表面上的和平。且参会人数越多，这种和平的意义就显得越重要，甚至超过了会议目的本身。

比如很多公司喜欢由老板拉着大家开大会。这时如果碰到一个喜欢发言的老板，那基本上就是他的独角戏。如果会议目的是宣布信息或分配任务，那尚可理解。但如果开会是为了讨论问题，那简直就是灾难。

为了保住自己的饭碗，没有人敢公开反对老板的意见。对于老板而言，这同样也是一个危害，因为没人敢冒死谏言，也就不可能有逆耳忠言。

这种会开到最后，很容易演变成“派系站队”，从而偏离了最初的目的。

那么如何解决这个问题呢？很简单，精选你的参会人员，从源头上扼杀这个苗头。

第一，老板不要参加讨论型会议。

所谓讨论型会议，就是希望通过开会来讨论出特定的解决方案。这种会议老板就不要参与进来。

老板的角色，是取舍评估做决定，而不是绞尽脑汁想办法。这种事情，就交给下面的人做。老板只要看结果，而不是搞过程。

做老板一定不要事必躬亲，而是大胆放权。这个权，即是管理权，也是讨论权。这样既节省了老板的时间，也能让大家放开胆子去讨论，两全其美。

第二，找到最相关的参会人员。

最相关有两个含义。首先是责任相关，这个问题谁负主要责任，谁就必须参加。其次是能力相关，这个事情谁有办法来解决，那么他就是必选之人。

但这里要注意，能力相关的人，不一定也是责任相关，所以邀请参会时一定要谨慎，提前打好招呼，征求对方同意。这时考验的就是会议组织者的情商和沟通能力了。

如果还不明白，那就问问自己，这个会议如果缺了谁，就一定开不下去？这个会议是否有他没他，都影响不大？这个会议的议题，谁最有发言权？

按照这个标准，先框定5-7人的席位，然后再去邀请。做好了这件事，就是功德无量。

设置全程监督

开会和写文章一样。高效的会议就像写论文，先立论，再争论，最后得出结论；低效的会议就像写散文，永远都是游离三界之外，不在五行之中。

这里的区别，就在于监督者的存在。

高效的会议，必须设置一名监督者。他的作用有两个，第一是修正轨道，当讨论的焦点发生偏移时，及时把大家拉回来。

监督者需要时刻关注会议讨论的内容，是否和会议主题息息相关。一旦发现脱轨，就要及时提醒大家，哪怕讨论得再精彩激烈，也要“悬崖勒马”。

尤其是那些横跨上下午的会议。当午休结束时，所有人的脑袋还都处于放空状态。如果监督者不能及时把大家的注意力聚焦到议题上来，很快你就会发现讨论的内容就变成今天的鸡腿新不新鲜，食堂的饭菜可不可口，昨天的综艺又有什么新八卦。

监督者的第二个作用，是控制时间。每个议题设置一个讨论的时间范围，一旦发现超时，无论有没有结果，都要停止讨论。

不知道大家有没有这样的经历，当你需要连开几个会议的时候，如果第一个会议发生超时，接下来就会引发连锁效应导致第二个会，第三个会都不能准时进行。

要知道会议是一项集体行动，一个微弱的影响，在集体中会被乘以数倍放大，最终造成整个团队的低效。

我就经历过一串“连环超时”的会议。本来下午一点的会，因为一名同事迟到了10分钟，导致最后会议被延长了20分钟。紧接着第二个会不能如期举行，因为有人等不及于是先去处理另外的事情，等他处理完第二个会议被推迟了30分钟才开始；而这又侵犯了第三个会议的时间，因为前面一系列的延时，第三个会议被足足推迟了快一个小时。

而第三个会议一共有7个人参与，这就意味着，一天内有7小时的工作时间是被浪费了。

蝴蝶效应就是这么来的。

当然有朋友会问道，那如果真的在规定时间内讨论不出结果怎么办呢？

我的经验是，宁可下次找个时间重新开会，也不要让大家耗下去浪费时间。但此时监督者要把这次会议已经得出的结论，悬而未决的问题，面临的新挑战等信息全部记录下来，以便下次开会的时候能够顺利衔接上，不必重复讨论。

而这，就进入到今天文章的最后一节，这也是高效会议的重要标志。

不忘事后跟进

我在大企业工作时，学会的一个重要技能就是写Meeting Minutes，即会议纪要。评价一个会议最后是否有成果，重要标准就是看会议纪要写得好不好。它是上一个会议的终点，也是开启接下来工作的起点。

一份合格的会议纪要包括5个重要因素，下面我用一张图来说明：