华大集团：管理分布多个国家和地区的分支机构只要一个平台

对于基因行业，你的第一印象是什么？白大褂、防护服、各种高精尖仪器、双螺旋结构、探索生命的奥义，还是高中时期的生物课本呢？

今天就带大家认识一家基因科技公司——华大集团，一家全球领先的基因组学研发机构。自1999年正式成立，近二十年来，秉承“基因科技造福人类”的使命，怀抱“健康美丽，做生命时代的引领者”的愿景，华大以“产学研”一体化的发展模式引领基因组学的创新发展，并建成了一支具有世界一流水平的产学研队伍，致力于人类健康服务事业和科技应用等领域的发展。

目前，华大的整体发展布局包括深圳华大生命科学研究院（原“深圳华大基因研究院”）、深圳国家基因库运营专项、华大基因学院和GigaScience四个全新体制机制的非盈利机构，以及华大基因、华大智造、华大司法、华大健康等多个专注不同方向的产业化机构。

华大被顶级学术期刊《自然》评为“世界领先的遗传学研究中心”和“基因组学、蛋白质组学和生物信息分析领域的领头羊”。截至2018年8月1日，华大累计发表论文2550篇，SCI收录的有2104篇；在国际四大顶尖学术期刊《自然》系列、《科学》、《细胞》、《新英格兰医学》上共发表文章286篇。在汤森路透社发布的2016期刊引证报告中，华大旗舰期刊GigaScience SCI影响因子位列综合性期刊全球第六。

然而基因科技工作也不全是在实验室中，还要跨国汇报、频繁出差、跑客户、甚至还有IT运维......

一起听听华大IT高级运维工程师闫海燕怎么说 ：

我们有约三分之一的员工在海外工作，国内外各个分支机构使用的邮件系统都不同，管理时非常麻烦。

华大发展迅速，但企业员工的工作效率整体增长相对缓慢，他们希望用一个更高效的、更安全的、更信息化的工作方式来支撑现在华大的办公需求。

节省沟通和会议成本

想象一下过去在华大或许经常这样对话：

小王之前那个事你们沟通清楚了吗？

别提了，明天还得出差去一趟，太复杂了电话里讲不清。

华大的业务分布在全球各地，有约三分之一的员工在海外的分支机构中工作。沟通工作时，邮件时效低，电话费用高，且无法直观地说明问题。复杂问题只能派员工出差去了解，华大需要一种全新的沟通方式来提高沟通效率。

而现在这句话是：

这个事情挺复杂的，咱们和分部开个视频会议沟通一下。

华大的员工通过Skype for Business随时都可以召开高清的音、视频会议，并且可以共享幻灯片、桌面、图片、视频等内容，还能在会议过程中进行投票等操作。还能与世界各地的客户进行在线沟通，通过在线会议室链接及会议号码，客户用手机就能连接会议。

华大将Skype for Business推广到全球各分支机构中使用，世界各地的员工都可以通过Skype for Business随时保持联系。节省了大量的差旅成本和人员时间成本，提升了与客户的沟通效率。

确保重要信息响应速度

想象一下过去在华大或许经常这样对话：

小王啊，看一下大家下午的日程安排，咱们开个会。

给我点时间，等我切换邮箱看一下。

华大过去使用第三方邮箱系统，每人仅2G的存储空间。而部门公共邮箱需要专员负责管理信息和日历，他人查看只能切换邮箱账号。华大需要升级现有的邮件系统，满足企业内的安全性要求。

而现在这句话是：

我看了一下现在大家都有时间咱们开个会。

Office 365为华大每个用户提供超大邮箱，支持大附件发送，并可建立团队邮箱。通过创建公共日历，随时使用电脑、平板或手机访问团队成员行程信息及会议室的使用情况，并可直接在线预订会议室。利用数据防泄漏功能，有效地保护企业核心价值信息。

跨平台使用Outlook电子邮件

华大借助Office 365的Exchange Online服务，大量减少员工接收垃圾邮件的数量，便于员工关注核心业务信息。移动的办公方式让一切信息触手可及，大幅提高员工的工作效率。

安全高效的协作

想象一下过去在华大或许经常这样对话：

小王，这个表格让大家填一下，一个小时内汇总后发给徐总。

啊？一个小时怎么来得及！

过去华大在制作企业数据报表时，先要用邮件发送原始Excel表格，再让相关人员填写好数据进行回传。还要专职人员汇总、确认后才能正式发出，过程繁琐且周期长。华大需要一种高效、便捷的协同工作模式来改善低效的工作状态。

而现在这句话是：

表格的共享链接已经分享给大家了，等10分钟就搞定啦。

使用OneDrive for Business云端存储和协同编辑，华大的员工可以同时在线编程一份文档，所有数据将自动完成汇总，还可以看到历史修改记录。也可以将OneDrive for Business上的文档同步到电脑本地，线上、本地的文档自动同步更新，随时确保文档版本为最新且唯一。

截止至2018年11月初，华大储存

在OneDrive中的文档总数达987,804。

华大通过共享日历、云端文件共享、协作编辑、在Teams中创建团队组等方式，大幅提高了协作能力。华大为所有员工都详细设置了不同的阅读与编辑权限，员工不可越级或超限查看重要信息，有效控制企业内部资料的安全。

有效降低运维成本，保持技术领先

想象一下过去在华大或许经常这样对话：

小王，快给所有电脑装一下最新版的Office软件。

1000台电脑我一个人什么时候能装完啊！

华大在全球100多个国家和地区开展业务，每个分支机构的硬件设备投入成本较高，且都需要一个IT团队进行支持，运维压力非常大。华大希望在业务拓展的过程中可以有效地控制运维成本。

而现在这句话是：

用你的账号随时就能安装最新的Office软件。

华大采用了Office 365的订阅模式， IT管理员只需为每个员工建立账号，他们就能在自己的电脑上即时安装最新的Office软件，并获得邮件、即时通讯、内部网站等各种专业的企业级应用和服务。Office 365可以随着公司业务发展和员工数量的变化，灵活调整订阅数量。

华大只用了3个月时间，就将全球多个分支机构的所有员工全部迁移到Office 365云服务平台中。在Office 365的使用过程中，出现任何技术问题，都可以与微软的客服人员联系，技术支持和服务由世纪互联提供24x7的保障，极大地减少了IT运维的压力。

是不是发现管理分布100多个国家和地区分支机构其实也没那么难呢？

Office 365提供了大量的开箱即用功能和开放的开发接口，已经与我们自己内部的OA系统进行整合，未来我们还将与Office 365集成更多业务系统，扩展更多应用，相信Office 365会为我们企业的发展提供坚实稳固的平台。

华大IT高级技术经理李良