随着企业规模的发展壮大，以及业务种类的多元化，其产生的文档数量呈现出突飞猛进的增长态势，类型也越来越多。除日常办公的Word、PPT、Excel以外，还包括图片、音视频以及一些高端制造业产生的专业格式的文件，如AutoCAD、pro/e、SolidWorks等。工作中，由于文件的使用场景不一样，也会导至文件的管理侧重点不一样，如工程建筑类应用场景中，设计人员是否能在线编辑对图纸进行修改，是否能高效同步给现场施工人员，施工人员又是否可以在线预览就显得尤为重要。

传统文件管理模式的缺点

  作为企业的智力资产，文档在维护业务合规、提供智力支持和参考指导方面作用突显，企业对文档管理和利用的需求也越来越高，需要专业的文档管理平台进行支撑。 传统的文件管理系统被用做通用存放的平台，它与ERP、OA系统等生产型业务系统不一样，需要企业用户手动将文件上传并管理。这也就意味着，如果用户不往内容管理系统里面放文件，该系统就没有数据来源。时间一长，该系统会形同虚设。此外，传统的文件管理系统提供商为客户提供的也多为一锤子买卖，实施结束以后，很难有办法帮助客户有效地把系统运营起来。

初探基于工作流的文档动态管理

  文件的使用可以分成两个纬度，一个是通用的文档使用需求，另一个则是场景化的业务使用需求。通用的文档使用需求具有普适性，如文件的同步、文件的共享、文件的协同、文件版本的管理等比较轻的应用场景。这里以文件的共享为例，文件的共享就是把文件先存储起来，然后与企业内部或外部人员进行相互分享，这是一个基本的文件使用的需求，可能80%的企业都会用到，但它和具体的业务没有很强的关联性，所以只能算作一个基础的应用。 带有业务使用场景的需求则具有特殊业务针对性。如项目文件的管理中，阶段性的项目文件归档，高端制造业中图纸文件的在线预览，产品研发过程中的缺陷管理，房地产行业的档案合同管理等。那么，这些需求该如何满足呢？ 这里拿项目文件的管理举例，大部分企业的生产型文档都跟着项目走，从项目的前期研发到后期的销售环节，整条线的每个节点都会产生文件，并且会对这些文件进行归档，以便后期的查阅。传统的管理方法中，项目归档员负责建立一个项目文件夹，并为该文件夹取名为“XX项目”，规范一点的做法可能会在这个名称中带上时间点，然后把与该项目相关的文件按照某种规范进行归档。这种归档方法，除归档人员最清楚规范以外，项目其他人员要查找一个文件，会非常不便，除非他知道文件名，否则要查找的文件到底存放在哪个文件夹下面呢？这样的查找依赖于文件夹命名是否规范，如果没有标准的归档设计模型，让归档员自己建立就无法起到归档的作用。 那么，如何才能解决这样的问题呢？如果在文件使用中注入项目管理思维，用基于工作流的方式对文件进行管理，把归档制度（体系）本身以项目的标准来建立，那么就能建立起一套标准。如在某个项目下面，以产品设计阶段（设计文档）、开发阶段（开发阶段的文档）、测试阶段（测试文件）对文件进行归档，从用户的角度来讲，他看到的将不再是传统的文件夹，而是一个一个的项目，从而在不同的项目阶段对文件进行查找。 文件是一个高频操作的资源，文件的管理只有做到“合适的人在合适的情况下用到合适的文件”才有真实的价值意义。开始云专注于企业内容管理十年，我们正在探索，我们的目标是要把各种浅度和深度的场景逐渐覆盖，用更加场景化的管理方式管理文件，提高文件的使用体验，同时也会更加地贴近用户的业务逻辑。 产品更新，敬请期待 ……

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