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开始云案例｜中交二公局文件管理改革实践

2B 作者：开始云 2016-07-06 03:18:41

中交第二公路工程局有限公司（原交通部第二公路工程局，以下简称中交二公局）成立于1964年，是国务院国资委管理的具有公路工程施工总承包特级资质、从事多元化经营的大型国有施工企业，下辖40余个子公司或研究机构。成立50年来，依靠深厚的行业积累和持续的技术创新，中交二公局创造了多项世界第一和中国第一，代表了中国路桥建筑的最高水平。其中，设计图纸、项目总结、工程合同等文件记载了中交二公局的历史知识经验和发展历程，是企业创新和发展的基础，也是中交二公局最重要的数字资产。但是如何管理与传承这些企业核心数据资产，却是一个不小的挑战。

中交二公局的文件管理难题

文件存储散乱，管理没有规范

中交二公局的工程项目遍布全球，一个项目的工程时间可能要横跨数年，由来自各个部门的管理和技术人员参与，产生的“项目文件”不计其数。在同一个项目组内，不同人的存储习惯各不相同。例如：有人会将文件夹名称按照文件属性设置为：设计图纸、技术参数、施工进程等；而另一个人则会按照时间划分文件夹类别：2016.1、2016.2等。对于文件的创建者，按照个人喜好来建立文件夹是最常见的方式。但是对于管理者，则加剧了项目管理难度。当管理者在“设计图纸”与“2016.1”两个名称迥异的文件夹之间徘徊时，工作效率被极大降低了。

文件缺乏积累，知识白白流失

当项目完工、资料归档时，管理者无法从这些资料中去分辨哪些是重要的，哪些是临时的，很容易就会造成数据的丢失和遗漏。这些文件资料基本上是分散存储在员工各自的电脑里。当项目完工，项目组也就解散了。关于这个项目的设计图纸、技术资料、施工记录等文件，也许会被管理者集中收集归档，也许就被遗忘在员工的个人电脑里。即使这些资料保存了下来，也只是存储在各个分公司的独立服务器中，很难被整个公司的人员学习与分享。

流程繁琐冗杂，增加学习成本

企业的传承与发展，一方面来自各种知识的积累，而更重要的是分享和学习。各个分公司虽然同属于中交二公局，但是每一个下属单位、部门、项目的文件数据却是相互独立的。局总部无法汇总全局的资料信息，实时掌握各个项目的进展状态；各个项目人员想要从全局的先进资料中获取帮助也十分不便。假如总局下属一公司的项目人员在进行一个工程项目时，想要查看二公司已有的施工经验、技术资料，要经过“项目-->一公司-->局总部-->二公司”的层层申请和审批，过程十分缓慢复杂。因此，规范的文件管理——尤其是项目文件管理，已经成为了中交二公局迫在眉睫的改革目标。

开始云的解决方案

集中存储，统一管理

首先，根据中交二公局的组织结构、用户角色划分等需求，以项目为单位，建立相应的文件存储目录，让每个文件都能放置在系统指定的位置。每一个项目文件夹中，全面包含了图纸、合同、报表等文件，并且根据文件类别设置相应的文件分类。从多个维度管理文件的存储与分类，不仅方便了管理者有序管理全公司的各种文件，也为用户的查找和使用提供了便利。同时，建立以开始云KASS企业内容管理系统为基础的统一的文件存储平台。KASS企业内容管理系统部署于总部统一的服务器，各分公司、部门、项目的人员均可通过网页浏览器不限地域的统一上传至KASS企业内容管理系统，避免文件的丢失和遗漏。KASS企业内容管理系统能够将企业知识的来源点无差别的延伸到中交二公局的所有人员，让每一个人都成为公司的知识输送点和接收点，都能享受到知识分享的乐趣。

多维管理，优化搜索

8000+的系统用户，数以TB记的文件资料，搜索必然是极其重要的一环。开始云KASS企业内容管理系统提供了多维度的文件检索功能，用户不仅可以在统一的文件夹树中找到相应文件，也可以根据文件所属的“合同”“图纸”“账目”等分类属性来快速定位相关文件，有效的解决了“去哪找”“如何找”“速度慢”的难题。用户只要记得文件的文件名、创建者、修改者、创建时间、修改时间、文件类型、模糊关键字等任一相关信息，就能够快速、准确的定位到所需文件，提升文件的搜索效率。

简化流程，提高效率

开始云KASS企业内容管理系统简化了中交二公局内部跨分公司、跨项目时的文件借阅等流程。当用户想要查阅相关资料时，无需再通过OA发起层层审批、使用QQ、邮件等方式来传递资料。用户可以直接在KASS企业内容管理系统中发起审批，所有流程均是以“文件”为核心的，省去种种冗杂环节与操作，提高审批效率。企业的各种资料文件可以快速的在各个分公司、项目组和人员之间流转，让企业知识能够发挥最大的价值。